مدیریت و ارزیابی برنامه های عملیاتی

مدیریت و ارزیابی برنامه‌های عملیاتی

ماژول مدیریت و ارزیابی برنامه‌های عملیاتی IPMP، اهداف و برنامه‌های استراتژیک سازمان را به برنامه‌های عملیاتی قابل اجرا و قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌کند و امکان پایش میزان تحقق آن‌ها را در تمام سطوح سازمان فراهم می‌سازد.

در این ماژول می‌توان اهداف راهبردی، اهداف کمی و عملیاتی و برنامه‌ها و اقدامات سالانه را تعریف کرد و هر اقدام را به واحد یا بازوی اجرایی مربوطه تخصیص داد. برای اقدامات، مسئول اجرا، زمان‌بندی، بودجه و مستندات مورد نیاز مشخص می‌شود و واحدهای مختلف می‌توانند پیشرفت فعالیت‌های خود را به‌صورت دوره‌ای ثبت و مستندات مربوط به آن را بارگذاری کنند.

سامانه با مقایسه پیشرفت واقعی با برنامه و زمان‌بندی، میزان انحراف را مشخص کرده و در صورت وجود تأخیر، امکان ثبت و بررسی علت انحراف را فراهم می‌کند. همچنین فرآیند ارزیابی انطباق می‌تواند توسط مسئولان مربوطه انجام شود و در صورت نیاز، ارزیابی میدانی یا ارزیابی توسط عامل سوم نیز در فرآیند قرار گیرد.

ساختار چندسطحی برنامه‌ها و امکان تعریف بازوهای اجرایی، واحدهای سازمانی و زیرمجموعه‌های آن‌ها باعث می‌شود سازمان‌های بزرگ و پراکنده نیز بتوانند برنامه‌های خود را به‌صورت متمرکز مدیریت کنند، در حالی که هر واحد به اطلاعات و برنامه‌های مرتبط با خود دسترسی دارد.

مدیران می‌توانند وضعیت تحقق برنامه‌ها را از سطح کلان تا جزئی‌ترین اقدام، با استفاده از گزارش‌های تحلیلی، نمودار S، گانت برنامه عملیاتی، گزارش انحرافات، گزارش ارزیابان و داشبوردهای قابل شخصی‌سازی پایش کنند. همچنین امکان مدیریت اسناد بالادستی، بودجه و هزینه‌ها، سازمان‌های همکار و نظارتی و ثبت تاریخچه اقدامات، تصویری کامل از روند اجرای برنامه در اختیار سازمان قرار می‌دهد. در IPMP، پایش کامل برنامه هفتم توسعه نیز امکان‌پذیر است و سازمان می‌تواند اقدامات و فعالیت‌های مرتبط با مواد و بندهای برنامه هفتم را تعریف، رصد و میزان تحقق آن‌ها را به‌صورت یکپارچه ارزیابی کند. همچنین مدیریت اسناد بالادستی، بودجه و هزینه‌ها، سازمان‌های همکار و نظارتی و ثبت تاریخچه اقدامات، تصویری شفاف و جامع از روند اجرای برنامه‌ها و میزان تحقق اهداف سازمان ارائه می‌دهد.

علاوه بر برنامه‌های مشترک سازمان، هر بازوی اجرایی می‌تواند برنامه اختصاصی خود را نیز تعریف و ارزیابی کند؛ در نتیجه IPMP هم ابزار کنترل متمرکز سازمان است و هم امکان مدیریت عملکرد داخلی واحدها را فراهم می‌کند.

تفاوت با مدیریت پرتفولیو:
مدیریت پرتفولیو در IPMP بر مدیریت سبد پروژه‌ها و هم‌راستایی آن‌ها با اهداف استراتژیک تمرکز دارد؛ در حالی که این ماژول برای برنامه‌ریزی، تخصیص، اجرا، خوداظهاری، ارزیابی و پایش برنامه‌های عملیاتی سالانه سازمان طراحی شده است.