مدیریت پروژه سازمانی یا EPM چیست؟

هر چند مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise Project Management) یا EPM، در واقع واژه ای فراتر از بحث سیستم های اطلاعاتی است، اما امروزه این واژه اغلب متناظر با سیستمهای اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) ای است که میتوانند در سطح یک سازمان به صورت یکپارچه مدیریت تمامی پروژه های سازمان را تسهیل نمایند.

با این وجود EPM از لحاظ دانش تخصصی در واقع یک حوزه از مباحث توسعه سازمان (Organizational Development) است که در طی آن تمامی جنبه های مرتبط با مدیریت پروژه های جاری در سازمان بر اساس استراتژیها و اهداف سازمانی به صورت یکپارچه تنظیم و پایش میشود. از آنجایی که انجام این کار مستلزم دسترسی و مدیریت حجم عظیمی از داده های مرتبط با پروژه و سازمان است از دهه 1990 به بعد این مفهوم با بحث سیستمهای اطلاعاتی عجین شده است و امروزه انجام فرآیندهای مرتبط با حوزه مدیریت پروژه سازمانی بدون وجود یک سیستم اطلاعاتی امری دور از ذهن محسوب میشود.

در دو دهه اخیر با توسعه دانش مدیریت پروژه در قالب روشهایی مانند PMBOK و PRINCE2 بحث مدیریت پروژه سازمانی هم به سطوح بالاتری از بلوغ رسیده است. سازمانهایی که در سالهای گذشته با راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) تلاش بر استاندارد سازی رویه مدیریت پروژه در سازمان خود کرده بودند، در سالهای اخیر به سمت دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) حرکت کرده اند و در این رویکرد بکارگیری سامانه های EPM نقش موثری داشته اند.

از همین رو در سالهای اخیر در بسیاری از منابع تعریف EPM چیست بجای معادل گیری با Enterprise Project Management با Enterprise Portfolio Management معادل میشود.

بخشهای مختلف یک سامانه EPM

هر چند نمیتوان یک لیست جامع و مانع از قابلیتهایی که از یک سامانه EPM انتظار میرود ارائه کرد اما میتوان گفت موارد ذیل کلیاتی هستند که یک سیستم EPM میبایست داشته باشد. همانطور که خواهید دید بخشی از این نیازمندیها منطبق با 10 حوزه دانشی مدیریت پروژه است.

• امکان مدیریت پروژه های متعدد و تشکیل پورتفولیو بر اساس نیازهای استراتژیک سازمان برای یک سامانه EPM الزامیست.
• مدیریت حوزه های دانشی اصلی (از استاندارد مدیریت پروژه) مانند زمان، محدوده و هزینه امکانی است که برای یک سامانه EPM الزامیست.
• تسهیل در مدیریت منابع در سطوح پروژه، طرح، پورتفولیو و سازمان یکی از امکانات اساسی برای یک سامانه EPM است.
• دستیابی به یکپارچگی در اجرای پروژه ها امری است که از یک سامانه EPM انتظار میرود
• مدیریت ارتباطات پروژه امری حیاتی برای موفقیت یک سامانه EPM است. یکی از اصلی ترین کارهای یک سامانه حتی در سطح یک PMIS این است که ذینفعان پروژه بتوانند از طریق آن به بخشی از اطلاعات پروژه که اجازه دسترسی به آن را دارند در کمترین زمان و به شکل مطلوب دسترسی پیدا کنند. بعلاوه خود سامانه نیز باید بتواند با توجه به سیاستهای مدیر پروژه، مدیر دفتر PMO و یا مسئولان مدیریت پورتفولیوهای مختلف، در زمانهای مناسب اطلاعاتی را به سمت ذینفعان ارسال (Push) کند.
• مطلوب این است که یک سامانه EPM امکان مدیریت حداقلی ریسکهای پروژه را داشته باشد.
• با توجه به نوع پروژه مدیریت خرید پروژه ها میتواند برای برخی سازمانها نیازمندی اساسی سامانه EPM باشد
• امکان اجرای فرآیندهای تضمین و کنترل کیفیت در پروژه در یک سامانه EPM میتواند برای آن یک مزیت به حساب آید. در ایران در بسیاری از سازمانها فرآیندهای نظارتی نظیر نظارت عالیه، کارگاهی و دوره ای مرتبط با این بخش هستند.
• امکان مدیریت ذینفعان پروژه برای یک سامانه EPM میتواند یک مزیت به حساب آید. امکان شناسایی و در دسترس بودن اطلاعات ذینفعان، نقش و نحوه تاثیر هر کدام بر پروژه، منافع و انتظارات هر ذینفع در پروژه، و رصد مستمر این منافع و نحوه تاثیر ذینفع از امکانات مورد انتظار است.

آینده EPM

روند کنونی حرکت EPM را میتوان انتقال هر چه بیشتر به حوزه Portfolio Management دانست. همچنین تمرکز از روی پروژه های جاری به پروژه های احتمالی آینده و مدیریت پورتفولیوهای بالقوه خواهد بود.

راهکارهای مطرح در حوزه EPM

به طور کلی اغلب نرم افزارهای PMIS که سطوحی بالاتر از پروژه را در نظر گرفته و میتوانند جهت همراستا کردن استراتژیهای سازمان با مدیریت پروژه بکارگرفته شوند میتوانند یک EPM تلقی گردند. یکی از راهکارهای معرف در حوزه EPM نرم افزار Project Server مایکروسافت است که در کنار برخی از نرم افزارهای دیگر مایکروسافت مثل Share Point و مجموعه آفیس به عنوان Microsoft EPM شناخته میشود.

همچنین شرکت Oracle که سالهاست مالک Primavera شناخته میشود در این زمینه راهکار Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management را ارائه داده است. با این وجود بیشترین سهم بازار EPM در دنیا به ترتیب مربوط به راهکارهای ارائه شده از سوی شرکتهای Oracle (~60%)، SAP (~30%)، IBM (~20%)، Workiva (~11%)، Anaplan (~10%) و  Adaptive Insights(~8%)  است. این چند شرکت به تنهایی بیش از سه چهارم کل بازار را از لحاظ حجم قراردادها در اختیار دارند. همانطور که ملاحظه میکنید در این لیست نامی از Microsoft به چشم نمیخورد.

با این وجود در دنیا این بازار بازاری بسیار محلی در نظر گرفته میشود. بدین معنی که هر شرکتهایی مثل اوراکل و سپ به علت ارتباط با غولهای دنیای تجارت بخش عظیمی از گردش مالی این بازار را در اختیار دارند اما در حوزه های جغرافیایی مختلف در دنیا رهبران بازار متفاوت هستند. علت این مسئله ارتباط بسیار زیاد مدیریت پروژه با قواعد کار، فرهنگ مردم و اصول جاری کسب و کار در هر منطقه جغرافیایی است.

ایده‌ورزان نیز از انتهای دهه هشتاد به توسعه یک EPM بومی با نام IPMP پرداخت که هم اکنون سهم بزرگی از سامانه های مدیریت پروژه را در ایران در اختیار دارد. یکی از علل گسترش این نرم افزار هماهنگ کردن نیاز سازمانهای ایرانی با استانداردهای جهانی در این نرم افزار است. بسیاری از فرآیندها و قالبتهایی که هم اکنون در ایران جهت اجرای انواع پروژه های عمرانی، نفت و گاز، راه، آب و فاضلاب و … در قالبهای EP ،EPC، EPCC و … استاندارد در نظر گرفته میشوند در واقع مختص کشور ما هستند و در خارج از ایران یا به طور کلی بکار گرفته نمیشوند و یا روشی جایگزین به حساب می آیند.