از دیرباز ایجاد، نگهداری، مدیریت و آرشیو مدارک مهندسی یکی از چالش‌های همیشگی مدیران پروژه در فاز مهندسی پروژه‌ها بوده است. در فرم قدیمی آن اسناد و مدارک پروژه به صورت کاغذی تولید، نگهداری و آرشیو می‌شدند که گرفتاری بسیار زیادی برای سازمان های پروژه محور ایجاد می‌نمود. با پیشرفت تکنولوژی و به کارگیری نرم افزارهای مدیریت مدارک مهندسی، پروژه‌ها انواع اسناد خود را به صورت فایل و با استفاده از لیست‌های اکسلی استفاده می‌نمایند.
اگرچه استفاده از روش ذخیره‌ی اطلاعات در فولدر و به کارگیری لیست‌های اکسلی بخشی از مشکلات نگهداری اسناد از جمله حجم مورد نیاز جهت انبارش کاغذ را از بین برد. اما دستگردانی اسناد، تنظیم دسترسی افراد، یافتن آخرین ویرایش سند مورد نظر، خطر از دست رفتن اسناد و رعایت امنیت آن‌ها با چالش های جدی روبرو است.
ماژول مدیریت و آرشیو اسناد مهندسی نرم افزار IPMP با ایجاد سهولت در دستگردانی، جمع آوری و سامان دهی اسناد پروژه، مدارک لازم را با رعایت سطوح دسترسی در اختیار افراد قرار می‌دهد. ذخیره سازی اسناد در این ماژول با تکنولوژی‌های جدید در پایگاه داده ذخیره شده و از امنیت بسیار بالایی برخوردار است. همچنین این ماژول با اتصال به ماژول تایم شیت امکان ارزیابی میزان نفرساعت اختصاص یافته برای طراحی و ارزیابی هر سند را فراهم می‌کند.
سایر امکانات این ماژول (نرم افزار EDMS) به شرح زیر است:
- امکان طراحی و به کارگیری چرخه ی مهندسی توسط کاربر
- امکان پیاده سازی PMS روی چرخه و ایجاد درصد پیشرفت اتوماتیک
- امکان بارگذاری MDR و اتصال اتوماتیک آن به سطوح مورد نظر در WBS
- امکان تعریف دیسیپلین های مختلف و تعیین کاربران و مدیران هر دیسیپلین
- امکان تعیین شیوه ی دستگردانی هر مدرک به صورت دستی یا به صورت اتوماتیک از طریق بارگذاری IDC
- امکان تعیین مرحله ای که می بایست در آن دستگردانی مدارک انجام شود
- امکان تخصیص مدرک به صورت Ad Hoc به افراد خارج از چرخه مهندسی
- امکان مشخص نمودن مرحله مجاز جهت مرسوله شدن مدرک
- مدیریت مرسوله، امکان تهیه و ارسال مرسوله خارجی، امکان تهیه و ارسال مرسوله داخلی
- مدیریت انواع مدارک
- مدیریت کلاس مدارک
- ایجاد کدینگ های متنوع پیمانکار، مشاور، کارفرما و کدینگ رزو
- قابلیت تهیه و ارسال کامنت شیت
- قابلیت تهیه و ارسال ریپلای شیت
- امکان دسته بندی مدارک بر اساس Conceptual ، Basic و Detail
- امکان تعیین چرخه مهندسی برای هر مدرک
- امکان ثبت نسخه‌های مختلف مدارک و شماره گذاری ویرایشها (Revision) ها
- مدیریت ارجاعات داخلی
- امکان ثبت نفر ساعت استفاده شده برای هر مدرک (با استفاده از ماژول تایم شیت؛ در صورت نصب)
- شماره گذاری اتوماتیک مدارک، ترنسمیتالها و ریپلای شیتها بر اساس Numbering Procedure
- امکان ارجاع مدرک به واحدهای خرید و ساخت در صورت نصب این ماژول ها
- امکان پیوست فایل در بخش های مختلف ماژول
- امکان اضافه شدن فیلدهای اختصاصی توسط کاربر در بخش های مختلف ماژول
- ارایه ویجت گزارشات در داشبورد
