مطالعات نشان داده‌اند که الزامات نامناسب علت اصلی شکست پروژه هستند. به این ترتیب، در طول سال گذشته، تمرکز شدیدی در دنیای مدیریت پروژه بر روی موضوع مدیریت الزامات وجود داشته‌ است.

در این زمینه راهنماهای جدیدی توسعه یافته اند. با این حال چند دسته از الزامات، خصوصا در حوزه منابع طبیعی و انرژی، هستند که مورد بحث قرار نگرفته اند. برخی از این الزامات همچنین ممکن است برای پروژه های زیرساخت شهری در مقیاس بزرگ- که در آنها ذینفعان متعدد محلی میتوانند بر نتایج ارزیابهای زیست محیطی تاثیر بگذارند- نیز قابل تعمیم باشند.

در این مقاله به بررسی الزامات ذکر شده، خطرات و فرصتهای مرتبط می پردازیم و یک مثال قانع کننده برای استدلال ارائه شده ارائه می دهیم.

من قبلاً این عقیده را ابراز داشتم که بیشتر پروژه های توسعه باید با این دیدگاه پیش روند که با ذینفعان خارجی آنها – و بخصوص آنهایی که در نزدیکی توسعه پیشنهادی واقع شده اند و ممکن است تأثیر مستقیمی از توسعه بپذیرند – باید به عنوان مشتری رفتار شود. همچنین باید اعتراضات، درخواستها، نگرانیها و پیشنهادات آنها برای پروژه هم سطح سرمایه گذاران پروژه در نظر گرفته شده و ریسکهای مرتبط با نگرانیهای آنها مورد تایید و بررسی قرار گیرند. این بدین معناست که این موارد به عنوان بخشی از نیازمندیهای اصلی وارد محدوده پروژه شوند.

اما در ابتدا میخواهم بیان کنم که چرا این موضوع عمدتا در ارتباط با حوزه منابع طبیعی و انرژی و تا حدودی پروژه های زیرساختی عظیمی که حضور ذینفعان مهمی از جامعه میتواند بر نتایج ارزیابی های زیست محیطی آنها تاثیر بگذارد، مطرح است.

راهنما و روش استاندارد

در منابع و راهنماهای مدیریت پروژه و وبلاگهای این حوزه تمرکز زیادی در شناسایی نیازمندیهای لازم برای یک پروژه، غالبا در دو دسته خاص الزامات محصول یا راه حل و الزامات پروژه، برای اطمینان حداکثری از تحویل موفق پروژه وجود دارد.

مطالعات متعددی در قلمرو مدیریت پروژه نشان داده اند که میزان افزایش هزینه ها، تاخیر در برنامه و خرابی پروژه به میزان زیادی از شناسایی ضعیف الزامات ناشی میشود. در بهبود این روش، این میزان شکست باید کاهش یابد و رضایت مشتری باید بهبود یابد. من با این موضوع کاملا موافق هستم.

با این وجود PMI اخیرا یک سند راهنمای جدید را منتشر کرده است که شامل چند دسته دیگر است که باید در نظر گرفته شوند: کسب و کار، ذینفعان، انتقال، کیفیت و طرح.  اما این سند تصریح میکند که الزامات کیفیت، طرح و پروژه به صورت مستقیم بخشی از فرآیند نیازمندیها نیستند بلکه بخشی از خود پروژه یا طرح هستند.

اما من همچنین استدلال می كنم كه در تعیین شرایط لازم برای پروژه هایی كه در آنجا مقدمه ای از اختلالات طولانی مدت و / یا خطرات برای افراد یا محیط زیست (یا هر دو) در نتیجه اهداف پروژه وجود داشته باشد (و مقبولیت اجتماعی آتی شرکت عامل مهم در اجرای پروژه میشود)، وجود یک شکاف مهم در تعیین نیازمندیها وجود دارد.

شکافی برای حوزه منابع

بگذارید لحظه ای به در نظر گرفته دسته های بیشتری از الزامات فکر کنیم. الزاماتی که تمرکز کمتری بر تحویل محصول مورد نیاز داشته و تمرکز بیشتری بر اجزای مرتبط با حصول ( ‌و نه خود آن) دارند.

دسته اول از این الزامات مرتبط با جلب مقبولیت داخلی و خارجی برای توسعه پیشنهاد شده است. ما آنها را “الزامات مقبولیت” می نامیم. با اینکه اغلب تا حدودی در دسته ذینفعان و یا کیفی در راهنمای PMI قرار میگیرند اما من همچنان حس میکنم که این موارد میبایست به صورت خاص و مجزا مورد توجه قرار گیرند. علت این امر این است که در غیر اینصورت متاسفانه بر طبق تجربه اغلب به راحتی خارج از محدوده پروژه قرار میگیرند.

دسته دوم با مورد قبلی مرتبط است و از بابت میتواند بخشی مهمی از ذینفعان را تحت تاثیر قرار دهد. اما با این وجود نیازمند بخشی ویژه است تا سزاوار توجهی مجزا قرار گیرد. این دسته بر رفع نیازمندیهایی استوار است که میتوانند بستن سایت پروژه را تسهیل کند و زمین اجرای پروژه بتواند نهایتا هدف کاربری نهایی خود برسد و در عین حال هیچ گونه اثر بلند مدت بر زمین و محیط اطراف خود باقی نگذاشته و یا پتانسیل بالایی در تغییر آن در آینده نداشته باشد. ما میتوانیم این دسته را “الزامات بسته شدن” بنامیم.

اغلب نیازمندیهای این دسته تکمیل کننده طراحی با بکارگیری مکانیسم پیش گیری از ریسک بوده و یا فرآیندها را به گونه ای تغییر میدهند که در حالی که هنوز امکان دستیابی به تحویل محصول کیفی مورد نظر وجود دارد، خطرات ممکن را رفع نمایند. دستیابی به برخی دیگر از این نیازمندیها نیز ممکن است نیاز به طراحی عناصر جدید داشته باشند.

اما برخی دیگر ممکن است پیچیده تر بوده و برآورده کردن آنها نیازمند تغییر در طراحی و یا توسعه روشهای عملیاتی و اجرای آموزشهای مرتبط باشند. آنها ممکن است در استراتژی های کلان و یا در بررسی‌های راهکارهای جایگزین تاثیر بگذارند. همچنین ممکن است این نیازمندیها در انتخاب رویکردها، جانمایی زیرساخت های مختلف و یا حتی در نظر گرفتن توسعه تدریجی به عنوان یک راه کار فرا تکنولوژیک تاثیر بگذارند.

بنابراین کلیه این دسته ها، الزامات کلی پروژه اعم از زمان، هزینه و رضایت مشتری را تحت تاثیر قرار میدهند و از این جهت از ابتدا میبایست در محدوده پروژه یکپارچه شوند.

ریسکهای مرتبط

با مشخص نبودن این الزامات در آغاز، چه چیزی بیشتر در معرض خطر است؟ برای مدیران پروژه بسیار محتمل است که فقط بر اهداف اصلی پروژه متمرکز شوند. این مورد مخصوصا در موارد که نقشه برداری جریان ارزش اصلی ترین استراتژی برای تحویل محصول را مشخص میکند بیشتر خود نمایی میکند. هر چند من به مزایای نقشه برداری از جریان ارزش واقف هستم (در واقع بکارگیری آن را برای ساده سازی و کارایی فرآیندهای طراحی توصیه میکنم) اما این روش در صورتی که شرایط مورد نظر به خوبی تعریف نشوند میتواند منجر به حذف برخی ضروریات از سیستم شود.

هنگامی که الزامات به شکل واضح برای اطمینان از ایمنی و یکپارچگی طولانی مدت در زمان عملیات و پس از عملیات محصول در محلی که تحویل گرفته میشود تعریف نشده باشند، اجرای گزینه ساده کاهش هزینه در پروژه باعث میشود که این نیازمندیها کم کم به فراموشی سپرده شوند. سپس این الزامات زمانی اهمیت پیدا میکنند که میبایست در فاز ارزیابی محیط زیست تاییدات لازم اخذ شود و چون در زمان طراحی این الزامات رعایت نشده اند در این فاز باعث ایجاد کار اضافه و تاخیر در زمان خواهند شد.

و البته در جائیکه الزامات پیشنهادی در نظر گرفته شده اما به خوبی مستند نشده یا به خوبی به عنوان بخشی از محدوده پروژه یکپارچه نشده باشد هم میتوانند منجر به بروز مشکلاتی شوند. برخی مواقع اقداماتی که برای برآورده شدن این نیازمندیهای طراحی شده اند، اولین چیزهایی هستند که در زمان کمبود بودجه بوسیله پرسنل آموزش ندیده و در فرآیند مهندسی ارزش، چه در فاز طراحی و چه در فاز اجرا (که کمبود بودجه بیشتر میشود) حذف میشوند.

چنین مشکلاتی بالاخص زمانی که پروژه در مراحل مختلف چرخه حیاط (امکان سنجی، طراحی پایه، طراحی تفصیلی، اجرا، …) منتقل میشود، یا تغییرات عمده در ترکیب پرسنل پروژه صورت گرفته و یا پروژه از یک مشاور به دیگر منتقل میشود به صورت فزاینده ای افزایش می یابند. این دلیل اصلی همه گیری مشکلات زیست محیطی در پروژه های توسعه صنعتی است. همچنین این مسئله علت اساسی این موضوع است که زیرساختهای صنعتی موجود به طور مداوم – به علت تاریخ عدم بکارگیری راهکارهای یکپارچه – بجای پرداختن به روشهای جلوگیری از تاثیرات منفی محیط زیستی، به دنبال بررسی و اجرای روشهای مقابله با آثار محیط زیستی پس از رخداد آن هستند.

کاربست فرصتها

برای پروژه هایی با مقیاس بزرگ و با دوام طولانی، طراحی بر اساس حداقل استانداردهای روز منجر به برآورده شدن انتظارات ذینفعان خارجی نخواهد شد. این ذینفعان سالهای در کنار تبعات این پروژه ها زندگی خواهند کرد و استانداردهای امروز، سالهای بعد متحول خواهند شد. این مسئله موجب میشود چنین پروژه هایی هر چند سال نیازمند بروز رسانی شوند و این به نوبه خود میتواند خط اصلی سودآوری پروژه را برای سرمایه گذاران تحت تاثیر قرارداده و بازگشت سرمایه آنها را به تاخیر بی اندازد.

بنابراین بهتر است در حوزه هایی که بهروشهایی برای بکارگیری تکنولوژیهای بهتر وجود دارد با نگاهی رو به جلو انتخاب خود را انجام دهیم. همچنین با یکپارچه سازی این نیازمندیها در محدوده پروژه تیم طراحی را به سمت بررسی اینکه کدامیک از قوانین در آینده احتمال تغییر دارند و در کدام بخشها تحقیقات زیادی در بحث زیست محیطی در حال انجام است هدایت کنیم.

همچنین برای طبیعی تر به نظر رسیدن و تطبیق هر چه بیشتر با منظره محلی که در آن توسعه را انجام میدهیم فکر کرده و طراحی کنیم. تقلید از اراضی طبیعی در منطقه توسعه نه تنها باعث میشود که پروژه در طیف طبیعت جا گیرد، بلکه ساختاری با ثبات بلند مدت تر را در ذهن متبادر میسازد. بعلاوه آب و هوای منطقه نقش قدرتمندی در شکل گیری آن مناظر طبیعی داشته اند. پس بنابر این عوامل طبیعی که باعث بوجود آمدن آنها شده اند هنوز هم موجودند و بنابراین تقلید تصنعی ما از آنها شانس بیشتری برای بقا میدهد.

ارائه مثالی اقناعی

من اخیرا در مورد یک کنفرانس فرآوری مواد معدنی محلی صحبت کردم که در آن یک مثال متمایز از ملاحظات طولانی‌مدت برای بخش معدن ارائه کردم. این تصور بود که به جای تمرکز بر چگونگی استخراج مقدار X سنگ معدن، در کلاس Y و خروجی Z، طراحان فرآیند باید بر روی حجم، چگالی، جایگذاری و پایداری شیمیایی پسماندهایی که در نتیجه استخراج تولید شده‌اند تمرکز کنند.

در اغلب موارد، ما در مورد شکست ساختارهای نگهداری ضایعات به دلایل متعددی می‌شنویم که اغلب آنها مرتبط با دارا بودن مقادیر زیادی آب بوده اند. علاوه بر آسیب‌های زیست‌محیطی، اثرات مهم این شکست‌ها ویرانگر و طولانی است:مرگ، بی خانمانی، از بین رفتن شغل، مدارس و دیگر ضروریات زندگی، منابع آب آلوده و اثرات اقتصادی به جوامع محلی ( به ویژه در مناطقی که  بر روی یک منبع طبیعی مانند ماهیگیری، شکار یا کشاورزی در مجاورت چنین شکست‌هایی متمرکز هستند). شهرت مالک چنین پروژه هایی میتواند نابود شود و کتابهای جیبی بسیاری سالها در مورد آن نوشته خواهند شد.

بنابراین چرا فقط از یک استراتژی مدیریت ریسک با پتانسیل بالا در رابطه با ساختار نگهداری استفاده می شود؟ چرا فقط به طراحی و وجود سد مهار تکیه می کنیم تا ماندگاری کامل داشته باشد، در شرایطی که بسیاری از شرایط یک سایت با گذشت زمان تغییر کند؟

من طرح های زیادی را برای جمع آوری نشت اولیه و ثانویه ، مهار دوگانه یا لوله در لوله برای حمل و نقل مایعات آلوده ، سیستم های تشخیص نشت و زیر سیستم های مهار عملیاتی مشاهده کرده ام – اینها همه به طور معمول جزو نیازمندیهای مدیریت ریسک کوتاه مدت هستند و نباید بکارگیری آنها به بعد از اتمام پروژه موکول شود. همچنین معمولاً در مورد امنیت پرسنل در محیط کار ، بیش از یک خط دفاع داریم. شما فکر می کنید که این ریسک خاص نمیتواند وزن مشابهی را در پروژه داشته باشد؟

چند نکته

خب چطور میتوان از یکپارچگی یک سد باطله (سدهایی که برای جلوگیری از نفوذ آب به معادن یا دیگر محل های اجرای پروژه و یا به منظور انباشت آوارهای معدنی تاسیس میشوند) در پروژه پشتیبانی کرد؟ با جابجا کردن، فروش منابع پشت آن یا بکارگیری آنها برای تولید، یا پایدارتر و امن تر طراحی کردن آنها میتوان از ایجاد اثرات غیر قابل جبران در آنها جلوگیری کرد.

این دقیقا همان نوع الزامات است که می‌تواند و باید در دسته بندیهای دیگری که ذکر کردم باشد. مثلا مورد اخیر “الزام بسته شدن” به حساب می آید اما میتواند به دسته “الزامات مقبولیت” نیز مرتبط باشد. این الزامات برای موفقیت طولانی‌مدت توسعه معدن، مجوز اجتماعی شرکت برای فعالیت و حفاظت از محیط‌زیست در طول مدت طولانی حیاتی هستند.

در حال حاضر تغییراتی در حوزه مدیریت باطله و توصیه های طراحی سدهای معدن در حال رخ دادن است. به این ترتیب که ما میبایست به جای پایداری سدهای مستقر در محل، روی پایداری خود پس ماندها کار کنیم. من همواره افراد را تشویق میکنم که متوجه باشند اهداف این اسناد راهنما به کجا منتهی میشوند و بر اساس آن وسیعتر فکر کرده و در مورد چنین مواردی فکر کنند:

1. چه خطرات بالقوه دیگری وجود دارد که بتوانید از طریق مدیریت کار خود ، تغییر در طراحی یا استراتژی عملیاتی آنها را کنترل کنید؟
2. با تغییر در فلسفه طراحی استاندارد پروژه، چه نگرانیهای دیگری را میتوانید از ذینفعان رفع کنید؟
3. چه الزامات بسته شدن و یا مقبولیتی را میبایست به پروژه خود اضافه کنید