محدودیت زمانی بهره وری و کیفیت را افزایش میدهد…تا یک نقطه ی مشخص

فرض کنیم شما روی یک پروژه با محدودیت زمانی یک ساله کار می کنید. با توجه به اینکه شما به شیوه ی چابک کار می کنید، در صورت مناسب بودن برای محصول و مشتریتان، شما هر دو هفته یک بار ارائه ی محصول خواهید داشت.

اما چشم انداز کلان شما برای تکمیل پروژه (که همه آن را نیز در نظر دارند) یک سال آینده است.

همچنین فرض می کنیم شما مطابق برنامه ی زمانبندی شده پیش میروید. گرچه آسان نیست ولی اینطور به نظر می رسد که اگر همه متمرکز بمانند و تغییرات بزرگی در محدوده ی پروژه رخ ندهد، تیم خواهد توانست به موقع محصول نهایی را تحویل دهد.

اما مدیر فوراً محصول نهایی را می خواهد

حالا اگر به شما بگوییم مدیر به تیم شما پاداش بزرگی خواهد داد درصورتی که بتوانید برنامه ی زمانی خود را فشرده کنید و بجای 12 ماه بعد، محصول پایانی را یک ماهه تحویل دهید چه؟

آیا پیشنهاد یک پاداش بزرگ شما را مجاب خواهد کردکه آنچه را شما قرار بود در مدت 12 ماه انجام دهید، در مدت 1 ماه انجام بدهید؟

احتمالاً خیر؛ زیرا با هیچگونه اضافه کاری یا تمرکز بیشتری نمیتوانید زمانبندی خود را حدوداً 90 درصد کاهش دهید

مدیر محصول نهایی را کمی زودتر می خواهد

اگر مدیر پیشنهاد کند در صورت کاهش برنامه زمانبندی از 12 ماه به 11 ماه، به شما پاداش خوبی خواهد داد چه؟

برای یک انگیزه ی مناسب اغلب ما ترغیب خواهیم شد که زمان ناهار و استراحت خود را کوتاهتر کنیم، کمی متمرکزتر کار کنیم، جلسه هایمان را در حداقل زمان ممکن برگزار کنیم، بهره وری کاریمان را افزایش دهیم، در مواردی تا دیروقت کار کنیم و یا هر کار دیگری که لازم باشد انجام دهیم تا یک ماه از برنامه ی زمانبندی یکساله را کاهش دهیم

در واقع بسیاری از ما وقتی که لازم باشد به این روش کار میکنیم بدون آنکه به ما قول یک پاداش بزرگ را داده باشند؛ ، اما فقط به این دلیل که سازمان ها و رهبران ما انگیزه ذاتی ما را مورد استفاده قرار داده اند و ما می خواهیم محصولات و سازمان های ما موفق شوند.

رابطه ی U شکل میان بهره وری و فشار زمانی

میان بهره وری و فشار زمانی رابطه ی U شکلی وجود دارد. تحقیقات استادان نینگ نان و دونالد هارتر این موضوع را اثبات می کند.

همانند آنچه در شکل زیر نشان داده شده است، آنها دریافتند کاهش تخمین های داده شده توسط تیم ها تا 20٪ منجر به کاهش زمان تحویل پروژه ها می شود.

رابطه ی U شکل میان فشار کاری و برنامه زمانبندی نشان می دهد که فشار متوسط برای محدودیت زمانی میتواند منجر به کاهش مدت زمان برنامه ریزی شده شود، اما فشار بیش از حد، منجر به افزایش مدت زمان پروژه خواهد شد

این تحقیق با تجربه من (مؤلف) مطابقت دارد.

فشار بیش از حد برای کاهش زمان پروژه اغلب موجب کاهش بهره وری و افزایش مدت زمان پروژه می شود. یکی از دلایل این اتفاق آن است که فشار بیش از حد اغلب باعث اضافه کاری افراد تیم می شود؛ همچنین سبب می شود افراد (به میل و یا به اجبار) دست به انجام کارهایی بزنند که به نظر می رسد بهر وری را افزایش میدهد ولی در حقیقت آن را بدتر میکند، همچون انجام سریع کارها (بدون دقت کافی به کیفیت آنها) و یا عدم انجام تمام تست های لازم. موارد گفته شده در ظاهر سرعت تیم را بالا میبرد ولی در عمل نتیجه ی معکوس دارد.

اولین قسمت نمودار بالا که با تجربیات نیز مطابقت دارد، نشان می دهد تیم ها بدون هیچ ضرب الاجل، در مقایسه با هنگامی که اندکی فشار زمانی متحمل میشوند، زمان بیشتری برای تحویل پروژه صرف میکنند این به نفع یک تیم است که بدانند در هر کاری که مشغول کار هستند ضروری است.

در شرایط اضطراری، تیم ها معمولاً میپذیرند کمی سریعتر کار کنند، همراه با دقت و سختکوشی بیشتر.

اما آیا افزایش بهره وری به خاطر اندکی فشار به قیمت کیفیت تمام می شود؟

اثر فشار زمانی بر کیفیت

این سوال که چگونه فشار زمان بر کیفیت تأثیر می گذارد توسط مگن یورگنسن و داگ شوبرگ بررسی شد آنها در تحقیقاتشان دریافتند وقتی که به تیم برنامه زمانبندی با تخمین اشتباه (40% کمتر از زمانی که برای کار مشابه صرف کرده بوده اند)داده شود ، مشکلات محصول به صورت چشمگیری افزایش می یابد

این موضوع آنها را به این نتیجه می رساند که میان فشار زمانی و کیفیت رابطه ای مطابق آنچه در شکل زیر نمایش داده شده است برقرار است.

تخمین زمان انجام کار بسیار کمتر از زمان واقعی مورد نیاز باشد، سبب کیفیت بسیار پایین محصول خواهد شد

در سمت چپ این نمودار مقدار زمان تخمین زده شده بسیار کمتر از زمان مورد نیاز واقعی است (مقدار کاری که باید انجام شود بسیار بیشتر از زمان تخمین زده شده است). در این شرایط تیم مجبور است برای تحویل محصول عجله کند و در نتیجه از کیفیت محصول کاسته خواهد شد. تخمین زمان دقیق برای انجام کارها سبب بهبود کیفیت محصول می شود. تخمین زمان بیش از حد نیز موجب افزایش بیش از حد کیفیت نسبت به زمانبندی دقیق نمیشود.

پیامدها برای تیم‌های چابک

حال، ارتباط میان فشار زمانی، بهره وری و کیفیت چه مفهومی برای تیم های چابک دارد؟

دست کم، این ارتباطات یکی از مزایای دوره های تکرار را نشان می دهد دوره های تکرار کوتاه مدت یا اسپرینت ها در چابک به این معنا هستند که ضرب الاجل بعدی تیم معمولاً کمتر از یک ماه بعد است. احتمالاً این موضوع تیم ها را در نقطه ی خوبی مطابق تحقیقات و دو نمودار نشان داده شده قرار میدهد

آیا راهبران پروژه باید فشار زمانی ایجاد کنند؟

آیا با توجه به موارد گفته شده، صاحبان محصول، اسکرام مَسترها، یا مدیران لازم است کمی فشار مصنوعی برای تیم ها ایجاد کنند؟

نه؛ به نظر نمی رسد که نیازی به این کار باشد.

منافع بدست آمده از بهره وری و تحویل سریع بر اثر فشار زمانی واقعیست ولی ناچیز است. و اگر فشار برنامه بیش از حد اعمال شود ، کیفیت می تواند به طرز چشمگیری کاهش یابد ، همانطور که در نمودار دوم بالا نشان داده شده است.

به بیان دیگر ، در ایجاد فشار اندک بر برنامه زمانبندی منافع ناچیزی وجود دارد؛ اما در ایجاد فشار بسیار زیاد رسیک بسیار بالایی وجود دارد. و این بدان معنیست که راهبران پروژه باید نسبت به بکارگیری هر میزان فشار زمانی محتاط باشند.

فشار ذاتی بر تیمی که هر چند هفته یکبار نیاز به تحویل کامل دارد ، به طور کلی فشار مورد نیاز یک تیم است.