مقدمه
در دنیای امروز با پیچیدگی هایی که با آن درگیر هستیم، فناوری اطلاعات نقش عمده ای در کاهش این پیچیدگی ها بر عهده دارد. در این اوضاع و احوال بالتبع سازمان ها نیز با پیچیدگی های متنوعی مواجه هستند. از این رو بسیاری از سازمان ها برای رفع این پیچیدگی ها دست به دامن سامانه های اطلاعات مدیریت یا MIS) Management Information Systems) می شوند؛ آنچه با کمی اغماض می توان نرم افزارهای سازمانی نامید.
در این بین راهکارهای مختلفی چون نرم افزارهای اتوماسیون اداری، ابزارهای BPMS، نرم افزارهای جامع تر چون ERP ها در بسیاری از سازمان ها مستقر شده اند. گرچه استقرار موفق این راهکارها متکی بر پارامترهای متنوع و متفوتی هستند و در نظر نگرفتن آن ها گاه منجر به عدم موفقیت استقرار این سامانه ها می شود. به عنوان مثال می توان اظهار داشت تعداد پیاده سازی های موفق سامانه های ERP در ایران کمتر از انگشتان دست است.
در سازمان های پروژه محور مهمترین ابزار نرم افزاری PMIS) Project Management Information System) یا سامانه مدیریت پروژه سازمانی است. به عبارت دیگر PMIS ابزاری است در حرکت سازمان پروژه محور به سمت تعالی. از این رو انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب، ضرورتی است غیر قابل اجتناب.
در حالی که هر پیاده سازی PMIS از نظر طراحی و ویژگی‌ها متفاوت است، نرم‌افزارها مدیریت پروژه جز ضروری هر پیاده سازی نظام مدیریت پروژه محسوب میشوند. بهره گیری بهینه از یک PMIS به شدت وابسته به میزان اتوماسیون فرایند و روشی است که در آن اطلاعات مهم برای همه ذینفعان در دسترس قرار میگیرد. بسیاری از مدیران پروژه نگران اثربخشی PMIS در سازمان خود هستند و همچنین مطمئن نیستند با پیاده سازی PMIS به اهدافشان در حوزه مدیریت پروژه میرسند یا خیر. هدف این نوشته بررسی و گزارش درک مدیران پروژه در مورد برنامه‌های نرم‌افزاری است که بخش جدایی‌ناپذیر از اجرای PMIS را تشکیل میدهند.
در این مقاله بنا داریم بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه در سال 2019 را مقایسه و بررسی کنیم.
بحث درباره ی تعاریف
بر اساس تعریف استاندارد PMBOK، PMIS عبارت است از یک سیستم اطلاعاتی متشکل از ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده برای جمع‌آوری، ادغام، و انتشار خروجی‌های فرآیندهای مدیریت پروژه که از آن برای پشتیبانی از تمام وجوه پروژه از آغاز تا بسته شدن استفاده میشود. یک PMIS می‌تواند هم سیستم‌های دستی و هم خودکار را در بر گیرد.
در مقابل تعریف فوق، ابزارهای مدیریت وظایف (Task Management) قرار دارند که آشکارا با PMISها در تفاوت هستند. یکی از اشتباهات سازمان این است که در انتخاب خود دقیق نیستند و یا متوجه تفاوت های ابزارهای مدیریت وظایف و مدیریت پروژه نیستند. اگر بخواهیم خیلی ساده به این مسأله بپردازیم در پروژه ها برای فعالیت ها زمان شروع و پایان داریم و همچنین خیلی اوقات Milestoneهایی برای اقلام قابل تحویل نیز خواهیم داشت. در حالی که چنین چیزی در نرم افزارهای مدیریت وظایف موضوعیت ندارد. به علاوه موضوعات متعددی همچون کیفیت، ریسک، درس آمورخته ها و بسیاری از موارد دیگر که مشخصاً در حوزه مدیریت پروژه است در نرم افزارهای مدیریت وظایف دیده نمیشود. با این توضیح کوتاه در خصوص ابزارهای مدیریت پروژه، این موارد را از لیست خود کنار گذاشته و تمرکز را بر روی نرم افزارهای مدیریت پروژه سازمانی میگذاریم.
همچنین در ادامه به صورت اختصار به ابزارهایی که متدولوژی چابک (Agile) را پوشش میدهند خواهیم پرداخت، لکن این نرم افزارها از آنجاییکه سازمانی نیستند (یعنی تمامی پروژه ها از تمامی انواع را پوشش نمیهند)، خیلی موضوع بحث این مقاله نیستند.
بررسی راهکار ها
با فرض کنار گذاشتن سامانه های مدیریت وظایف در حوزه ابزارهای مدیریت پروژه سازمانی راهکارهای متنوعی وجود دارند که در این نوشته به عمده ترین آن ها میپردازیم و همچنین آن ها را نرم افزار مدیریت پروژه IPMP مورد مقایسه قرار میدهیم.
دو نرم افزار Microsoft Project و همچنین Primavera P6 سال هاست که در ایران و جهان به منظور کنترل پروژه های مختلف استفاده میشوند. در حالی که این دو ابزار برای کنترل پروژه ها استفاده میشوند، هم مایکروسافت و هم اوراکل ابزارهایی تحت وب هم توسعه دارده اند که برای مدیریت پروژه ها به صورت سازمانی کاربرد دارند. نام این دو ابزار به ترتیب Microsoft Project Server (که با نام EPM هم شناخته میشود) و Oracle Primavera EPPM است و محل بحث ما در این نوشته این دو ابزار است.
از نقطه نظر کاربرد در صنایع، راهکار EPM کاربری گسترده تری دارد و در صنایع مختلف به کار گرفته میشود، لکن EPPM بیشتر در صنایع نفت و گاز و پتروشیمی در ایران استفاده میشود. گرچه استفاده از P6 در صنایع ساختمانی در خارج از ایران کاربرد دارد.
بررسی Primavera P6 EPPM:
این ابزار در واقع جایگزیر تحت وب همان نرم افزار دسکتاپ P6 است با این تفاوت که ویژگی های سازمانی من جمله مباحث سبد پروژه، دشبوردهای متنوع و سطوح دسترسی به آن اضافه شده است. اما برخلاف تصور EPPM، مشکلاتی را به همراه میآورد. اول اینکه شما نمیتوانید از P6 Professional به EPPM متصل شوید، بلکه باید از نسخه اختصاصی ای که به این منظور توسط اوراکل طراحی شده است استفاده کنید. مسأله دیگر سرعت است. با توجه به اینکه EPPM بر روی پلتفرم جاوا توسعه یافته است، این راهکار نسبت به نرم افزارهای مشابه از سرعت کمتری برخوردار است و در برخی موارد صفحات تماماً لود نمیشوند. مورد دیگر ضعف EPPM در بزرگترین نقطه قوت P6 Professional یعنی مدیریت پروژه های بزرگ است. بر اساس تجربه کاربری EPPM در مدیریت پروژه های با بیش از چند هزار فعالیت مشکلات عملکردی دارد. به عنوان مثال اگر پروژه ای با بیش از 10,000 فعالیت داشته باشید، احتمالاً در کار با آن به مشکل برخواهید خورد.
بررسی Microsoft Project Server:
این ابزار که معمولاً در کنار راهکار دیگر مایکروسافت به نام شیرپوینت مورد استفاده قرار میگیرد تحت عنوان EPM نیز شناخته میشود. گرچه مایکروسافت خود دیگر ادعایی در خصوص EPM بودن این ابزار ندارد، همچنان این عنوان وصلهی پراجکت سرور است. در قیاس با Primavera P6 EPPM، پراجکت سرور به علت برخورداری از SharePoint Services امکاناتی از قبیل مدیریت مستندات پیشرفته دارد و همچنین امکان ثبت و پیگیری ریسک ها و مشکلات، سایت پروژه در آن وجود دارد. در عین حال مشکلاتی از قبیل معماری پیچیده، نیازمند بودن به منابع سروری گسترده، پیاده سازی یک PMIS پایدار مبتنی بر پراجکت سرور را دشوار میکند. از نقطه نظر بهرهبرداری نیز کمبود هایی در این ابزار مشاهده میشود که مدیریت پروژه های بزرگ را دشوار میکند. از این بین میتوان به محدودیت در تعداد baselineها (حداکثر 11)، نبود امکانات چند ارزی، محدودیت در تعداد رقم های هزینه ها اشاره کرد.
مقایسه با IPMP و جمع بندی:
نرم افزار مدیریت پروژه IPMP، امکان ارتباط دو طرفه با Primavera P6 و MS Project را فراهم میکند. همچنین با ماهیت ماژولار خود این امکان را به سازمان میدهد تا بر اساس نیاز خود از ماژول ها و یا زیر سیستم ها استفاده کند. IPMP هم مانند دو راهکار دیگر مباحث مرتبط با ریسک، مشکلات و مدیریت مستندات را در خود دارد ولی کاستی های دو ابزار فوق کمتر در IPMP نمایان است. امکان مدیریت مستندات آن از EPPM کامل تر است، امکانات مدیریت قراردادهای آن را پراجکت سرور اساساً ندارد (در EPPM از طریق اتصال به Primavera Expedition امکان پذیر است) و همچنین ویژگی های چند ارزی و چند تقویمی را پوشش میدهد. در عین حال ابزار موتور جریان کار در IPMP این امکان را فراهم میکند تا کاربر بتواند موجودیت های درون سامانه را به گردش در آورد. البته این امکان در EPPM با استفاده از Oracle BPM و در پراجک سرور با استفاده از افزونه های شخص ثالث همچون Nintex امکان پذیر است که البته خود نیز محدودیت هایی دارند.
مورد دیگر امکان و هزینه توسعه و سفارشی سازی است که در این مورد برای دو راهکار اول مجبورید از SDKهای ارائه شده توسط سازنده بهره جویید که این نیز محدودیت های گسترده ای را بر توسعه تحمیل میکند. لکن توسعه IPMP بسیار ساده تر و کم هزینه است.
در انتها باید به این نکته اشاره کرد که هر سازمان با توجه به نیازسنجی ای که انجام میدهد باید راهکار نهایی خود را انتخاب کند. ولی به صورت کلی میتوان اینگونه نسخه پیچید که در صورتی که نیازی به توسعه راهکار ندارید و نیازهایتان تا حد زیادی منطبق بر EPPM و یا Project Server (مثلاً نیاز جدی به مدیریت قراردادها، موتور جریان کار و مواردی از این دست ندارید) و محدودیتی بر روی منابع سروری ندارید، این گزینه ها می توانند برای شما مناسب باشند ولی اگر نیاز به توسعه دارید و یا مواردی چون تایم شیت، ارسال آلارم های ایمیلی و پیامکی، اتصال و یکپارچه سازی با سایر راهکارهای سازمانی تان، برای سازمان شما اولویت دارند، IPMP انتخاب مناسب تری خواهد بود.
منابع
- Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2013). PMIS: boon or bane? Paper presented at PMI® Global Congress 2013—EMEA, Istanbul, Turkey. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
- https://blog.capterra.com/whats-the-difference-between-project-management-software-and-task-management-software/
- A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)–Sixth Edition
- Brackett, S. W. & Isbell, A. M. (1989). PMIS–an integrated approach for the management and distribution of project information. Project Management Journal, 20(3), 5–10.