سیستم های اطلاعاتی مدیریت پروژه یا PMIS چیست؟

سیستم های اطلاعاتی مدیریت پروژه یا PMIS، نرم افزار تحت وب پروژه‌های سازمانی، داشبور پروژه‌ها، پرتال مدیریت سبد پروژه‌ها و … الفاظی هستند که ممکن است برای چنین سیستم‌هایی به کار روند. اما صورت مسئله در اغلب موارد مشابه است:

1. سازمانی پروژه محور که ستون فقرات چرخه درآمدش از اجرای پروژه هاست تصمیم گرفته با کیفیت بیشتری به نظارت پروژه هایش بپردازد.
2. پروژه ای بزرگ به تعداد کارفرمایان، مشاوران و پیمانکاران در سطوح مختلف که با چالش مدیریت بهینه اطلاعات پروژه و ارتباط بین سازمانی مواجه است.
3. سازمانی که به علت تنوع، تعداد بسیار زیاد، پراکندگی جغرافیایی، پیچیدگی و یا هر علت دیگری نیاز به ابزاری برای تجمیع و تحلیل اطلاعات پروژه و همچنین گریس کاری چرخش اطلاعات در پروژه دارد.

در تمامی این موارد:

الف – سازمان ممکن است دارای ابزارهای کنترل پروژه باشد.

ب- سازمان ممکن است حتی دارای فرآیندهای استانداردی در حوزه مدیریت پروژه به صورت یک PMS دستی باشد. (بیشتر بخوانید: PMS چیست؟)

ذکر این نکته در اینجا بسیار حائز اهمیت است که ابزارهای کنترل پروژه در بسیار از اوقات با ابزارهای مدیریت پروژه اشتباه گرفته می‌شوند. ابزارهایی که بتوانند نیاز سازمان‌ها در بحث مدیریت پروژه را پوشش دهند اغلب حیطه‌ای فراتر از ابزارهای رایج کنترل پروژه که در غالب نرم افزارهایی مثل پریماورا، مایکروسافت پراجکت و حتی اکسل را در بر میگیرند. این سیستم‌ها عموما تحت نام کلی سیستم‌های مدیریت اطلاعات پروژه یا PMIS (Project Management Information System) قرار میگیرند. برای روشن تر شدن این موضوع باید گفت سیستم‌های امروزی مدیریت پروژه غالبا دارای حداقل مشخصات ذیل هستند:

1. تحت وب بودن
2. قابلیت سفارشی سازی به ازای سازمان و کاربر (با مداخله شرکت توسعه دهنده و یا بدون مداخله آن و یا به صورت ترکیبی)
3. ارائه داشبوردهای قابل سفارشی سازی با امکان Drill Throw (امکان ریز شدن سطح به سطح در اطلاعات کلی تر)
4. ارتباط با ابزارهای کنترل پروژه نظیر پریماورا، پراجکت و اکسل
5. چند پروژه ای بودن و امکان مدیریت سبد پروژه ها
6. مدیریت حوزه های مختلف دانش مدیریت پروژه (امانت گرفته شده از PMBOK) نظیر، زمان، محدوده، هزینه، مدیریت ذینفعان، ریسک و … به همراه موارد عمومی‌تری مانند مدیریت انواع منابع
7. ارائه امکانات وسیع در حوزه ارتباطات پروژه

بعلاوه برای بسیاری از سیستم‌های مدیریت پروژه امروزی برای انواع خاصی از پروژه ها نظیر پروژه های EPC امکانات ویژه ای ارائه می‌کنند.

بنابراین واضح است که یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه میبایست نبض حرکت اطلاعات پروژه را در عمق (از سطوح اجرایی پایین که ممکن است تا سطح مجریان و پیمانکاران خرد شود تا سطح مدیران استراتژیک و یا مدیران هولدینگ) و در عرض پروژه (حوزه های مختلف مرتبط با پروژه در تمامی سازمانها و افراد ذینفع) به دست گیرد. باید گفتن تنها بخشی از این کار مرتبط با بحث طراحی شکست کار، زمانبندی و مباحثی است که در نرم افزارهای کنترل پروژه (و اغلب به صورت تک کاربره) دیده می‌شود.

PMIS و ارتباط مفاهیم با PMBOK

PMBOK در نسخه 6 در بخش 4.3.2.2 اشاره ای گذرا به PMIS دارد و هیچ شرح یا لیست الزامی مرتبط با PMIS به شکل مستقیم در PMBOK وجود ندارد. با این وجود می‌توان گفت که از این تاکیدات و اشارات می‌توان تا حدودی رهنمون‌هایی برای توسعه و استقرار یک سامانه PMIS استخراج کرد.

اما چیزی که مسلم است این است که نمی‌توان ادعا کرد که یک PMIS منطبق بر PMBK، بر اساس PMBOK یا چیزی مشابه این الفاض است. علت نیز واضح است: PMBOK حتی یک گزاره با هدف تعریف یک PMIS با الزامات مشخص ندارد چه برسد به اینکه آنرا در حد یک مجموعه الزام برای پیاده سازی PMIS قرار دهیم. بدیهی است که وقتی در متنی گزاره های الزام آوری در رابطه با یک موضوع وجود نداشته باشد، قطعا نمی‌توان تطبیق آن موضوع را با آن متن بررسی کرد.

با این وجود می‌توان امکان اجرای رهنمودهای مدیریت پروژه در متن PMBOK را در یک PMIS بررسی کرد. یعنی میتوان گفت که در سطح اول یک PMIS به کاربرانش اجازه اجرای PMBOK را میدهد؟ و در سطح دوم آیا این کار را تسهیل میکند؟

(در همین راستا بخوانید: IPMP و PMBOK)

PMIS و سیستمهای مدیریت وظیفه

سیستم‌های مدیریت وظیفه (Task Management) سیستم‌هایی هستند که وظیفه افراد را در غالب پروژه‌ها و یا به صورت سازمانی لیست کرده و امکان بررسی آخرین وضعیت هر کدام را فرآهم می‌آورند. این سیستم‌ها اغلب از یک صفحه مشابه برد Kanban برای نمایش وضعیت این فعالیت‌ها استفاده می‌کنند.

هر چند این سیستم‌ها بسیاری از جنبه‌های مدیریت پروژه را پوشش نمی‌دهند اما کارکرد یک PMIS را برای بسیاری از پروژه‌های کوچک و استارت‌آپ‌ها انجام می‌دهند. با این وجود در اطلاق لفظ PMIS یا سیستم مدیریت پروژه برای چنین سیستم‌هایی جای تردید است.

PMIS و نوع و متدولوژی اجرای پروژه

یکی از مسائل مهم در مدیریت پروژه‌ها این است که برخی از پروژه‌ها اصولا با سطح بالایی از عدم قطعیت مواجه هستند. PMBOK برای اجرای این پروژه ها لفظ اجرای تطبیقی (adaptive) را بکار میبرد. این پروژه ها متفاوت از پروژه های مرسومی هستند که حوزه، زمان و هزینه کلی پروژه تا حد زیادی در ابتدای پروژه مشخص بوده و به صورت متعین (predictive) انجام میشوند. اجرای این نوع پروژه ها را آبشاری نیز مینامند.

از جمله پروژه هایی که اغلب خاصیت تطبیقی دارند میتوان به پروژه های نرم افزاری و پروژه های تحقیق و توسعه (R&D) اشاره کرد. طبق تجربه اجرای این نوع پروژه ها به شیوه هایی نظیر متدولوژی های خانواده  چابک (Agile) و به طور کلی روشهای توسعه تدریجی مناسب تر است. با همه گیری روز افزون متدولوژیهای اجرای خانواده Agile، PMIS ها نیز به سمت پشتیبانی از این نوع پروژه ها رفته اند. برای آشنایی بیشتر مطلب “انتخاب روش اجرا: مدیریت پروژه چابک در مقابل مدیریت پروژه سنتی و تاثیر بر PMIS” را مطالعه کنید.

PMIS در حوزه های مختلف صنعت و روش‌های اجرایی مختلف

ماهیت پروژه مستقل از نوع صنعت و روش اجراست. بنابراین اغلب مفاهیم و امکانات یک PMIS می‌تواند در حوزه های صنعتی مختلف و در روشهای اجرایی متفاوت بکار گرفته شود. اما برای پاسخگویی بهتر به صنایع مختلف PMIS ها میبایست شرایط ویژه هر صنعت را در نظر بگیرند. برای مثال پروژه های مخابراتی و زیر ساخت ICT در بعضی فعالیت‌ها دارای چک لیست‌های تخصصی با محاسبات مرتبط هستند که در صورتی که PMIS از آنها پشتیبانی کند می‌تواند هزینه بکارگیری خود را در سازمان شدت کاهش داده و دقت اجرا را بالا ببرد. بعلاوه برای بسیاری از سیستم‌های مدیریت پروژه امروزی برای انواع خاصی از پروژه ها نظیر پروژه های EPC امکانات ویژه ای ارائه می‌کنند. این بدین علت است که این پروژه‌ها خصوصا در فازهای E یا مهندسی و P یا تدارکات دارای مشابهت‌هایی هستند که به تدریج در سازمانها استاندارد شده‌اند. فرآیندهای این حوزه‌ها چنان گسترده و پیچیده هستند که اگر PMIS از آنها پشتیبانی نکند، فلسفه بکارگیریش در سازمان زیر سوال خواهد رفت.