از تغییرات ویرایش هفتم PMBOK چه می دانیم؟

مقدمه:

هر بار که کار بر روی ویرایش جدیدی از استاندارد مدیریت پروژه و راهنمایPMBOK  آغاز می­گردد، فرصتی برای در نظر گرفتن دیدگاه جهانی بر روی تغییرات در مدیریت پروژه و رویکردهایی است که برای درک منفعتها و ارزشهای حاصل از خروجیهای پروژه­ها مورد استفاده قرار می­گیرد. در زمان بین هر ویرایش، دنیایی از تغییرات اتفاق می­افتد. برخی سازمانها از بین رفته و سازمانهای جدیدی پدیدار می­گردند. فناوریهای قدیمی­تر به پایان حیات خود رسیده­اند و این در حالیست که فناوریهایی که توانمندیهای کاملاً جدیدی پیشنهاد می­دهند رفته رفته شکل گرفته­اند. افرادیکه که همچنان به عنوان نیروی کار ادامه می­دهند تفکر، مهارتها و توانمندیهای خود را ارتقاء داده­اند چراکه متقاضیان جدید، بر درک سریع زبان حرفه­ای خود، ساختن مهارتهای خود، توسعه هوش تجاری خود و مشارکت در اهداف کارفرمایان خود تمرکز می­کنند.

گرچه حتی در میانه چنین تغییراتی، مفاهیم و ساختارهای بنیادینی وجود دارند که در جای خود باقی می­مانند. فهم این تفکر جمعی، نسبت به تفکرات یک فرد که همچنان مثل قبل ادامه می­یابد، راهکارهای جامع­تری را تولید می­نماید. و این واقعیتی است که سازمانها پروژه­ها را به عنوان یک وسیله­ای برای تحویل نتیجه­ای منحصر به فرد و یا خروجی که باقی می­ماند، به کار می­برند.

طراحی  مشتری محور و کاربر محور

در زمانیکه ویرایش ششم راهنمای PMBOK در حال توسعه بود و در طول توسعه این ویرایش هفتم، موسسه PMI به صروت فعال با طیف وسیعی از ذینفعان جهانی در خصوص تجربه­شان از استفاده از  استاندارد مدیریت پروژه و راهنمای PMBOK درگیر کار بوده است. این کارها شامل موارد زیر می­باشد:

• نظرسنجی­های آنلاین از نمونه­هایی از نمایندگان ذینفعان موسسه PMI
• تشکیل گروههای تمرکز با رهبران PMO، مدیران پروژه­ها، کسانی که تجربه مدیریت پروژه چابک را دارند، اعضای تیم پروژه، مربیان و آموزگاران و
• تشکیل کارگاههای تعاملی با افراد فعال در رویدادهای متنوعی از موسسه PMI در سراسر جهان

بازخوردها و ورودیها در مجموع بر 4 نکته کلیدی تأکید داشته­اند:

• نگهداشت و افزایش اعتبار راهنمای PMBOK و مرتبط بودن آن[1]
• بهبود فایده­مندی و خوانایی راهنمای PMBOK در عین اجتناب از پر کردن آن با مطالب و محتوای جدید
• درک نیازهای محتوایی و اطلاعات مربوط به ذینفعان و ارائه محتوای تکمیلی تأیید شده که از کاربرد عملی پشتیبانی می­کند.
• تشخیص اینکه برای برخی ذینفعان ارزش مستمری در ساختار و محتوای ویرایشهای قبلی وجود دارد به طوریکه بایستی هرگونه تغییر بدون نفی آن ارزش، افزایش یابد.

پایدار بودن محتوای مرتبط در راهنمای PMBOK

از زمانِ آغاز این استاندارد به عنوان پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) در 1987، درحالیکه مشخص گشت که اجزاء بنیادین مدیریت پروژه حفظ شده و باقی می­مانند، عنوانِ راهنمایی برای پیکره دانش مدیریت پروژه (راهنمای PMBOK) شکل گرفته است. شکل­گیری و تکاملِ آن صرفاً افزایش در تعداد صفحات را در برنداشته است بلکه تغییرات قابل توجه و اساسی را در اصل محتوا شامل می­شود. یک نمونه از برخی از آن تغییرات کلیدی در جدول زیر منعکس شده است:

نظیر ویرایشهای قبلیِ استاندارد مدیریت پروژه و راهنمای PMBOK، این ویرایش، چشم­انداز مدیریت پروژه را کماکان در حال تکامل و سازگاری می­پندارد. تنها در طول 10 سال گذشته، پیشرفت نرم­افزاری در میان تمامی انواع محصولها، خدمات و راهکارها رشدی نمایی داشته است. آنچه نرم­افزار می­تواند ایجاد نماید، همچنان در قالب هوش مصنوعی، قابلیتهای بر پایه فضای ابری، و نوآوریهای مبتنی بر مدلهای جدید کسب و کار و شیوه­های جدید کاری تغییر می­نماید. مدلهای سازمانیِ متحول شده، مواردی مانندِ ساختارهای کاری و تیمی جدید پروژه­ای، نیازمندی به طیف گسترده­ای از رویکردهای تحویل پروژه و محصول، و تمرکزی قوی­تر بر روی نتیجه به جای اقلام قابل تحویل را به همراه داشته است. مشارکت­کنندگان انفرادی می­توانند از هرجایی در جهان به تیم پروژه­ها ملحق شوند، در گستره­ی وسیعتری از نقشها به ارائه خدمات بپردازند و شیوه­های جدید از تبادل افکار و کار مشترک را ایجاد نمایند. این تغییرات و مواردی دیگر، این فرصت را ایجاد نموده است که نسبت به دیدگاهها در جهت حمایت از تکامل مداوم استاندارد مدیریت پروژه و راهنمای PMBOK، تجدید نظر صورت پذیرد.

خلاصه ­ای از تغییرات

از سال 1987، استاندارد مدیریت پروژه، یک استاندارد  مبتنی بر فرایند را ارائه نموده­ است. استاندارد مدیریت پروژه موجود در راهنمای PMBOK، نظم و کارکرد مدیریت پروژه را بر اساس مجموعه­ای از فرایندهای کسب و کار تنظیم نمود. این فرایندهای کسب و کار، روشهایی باثبات و قابل پیش­بینی ایجاد نموده است که:

• می­تواند مستند گردد
• از طریق آن می­توان عملکرد را در برابر فرایندها مورد ارزیابی قرار داد و
• از طریق آن می­توان پیشرفتهایی در فرایندها ایجاد نمود تا حدکثر کارایی به دست آید و  تهدیدها به حداقل رسانده شود.

ازآنجاکه استانداردهای فرایندمحور در حمایت از یک روش خوب، موثر هستند، ماهیتاً قابل تجویز می­باشند. با تکامل بسیار سریعتر از قبلِ مدیریت پروژه، گرایش مبتنی بر فرایند ویرایشهای قبلی نمی­تواند به نحوی که منعکس کننده چشم انداز  تحویل ارزش کامل باشد باقی بماند. بنابراین این ویرایش، به سمت استاندارد مبتنی بر اصول(principles-based standard) تغییر وضعیت می­دهد تا اینکه از مدیریت پروژه موثر حمایت نماید و به جای اقلام قابل تحویل، بیشتر بر روی نتایج مورد نظر متمرکز گردد.

کمیته­ای جهانی از متخصصانی از صنایع و سازمانهای مختلف، در نقشهایی مختلف و در حال کار بر روی انواع مختلفی از پروژه­ها، بازخوردهایی را بر روی نسخه­های پیش نویس استاندارد تهیه نموده و فراهم آورده­اند تا اینکه این ویرایشِ استاندارد تکمیل شده­ است. به علاوه، همکاران و کارکنان راهنمای PMBOK-ویرایش هفتم سایر بخشهای دانشی را مورد بررسی قرار دادند و بر روی مقوله مدیریت پروژه به صورت متمرکر کار کردند تا  مفاهیم اصولی تعبیه شده در آن متون را شناسایی نمایند. ترکیب این کارها همسویی زیادی را نشان می­دهد و از اعتباری که اصول راهنما در این ویرایش از استاندارد در سراسر طیف مدیریت پروژه به کار می­بندد پشتیبانی می­نماید.

تا امروز، کمیته جهانی مدیریت پروژه، تغییر وضعیت این استاندارد را به سوی مجموعه­ای از بیانیه­های اصولی پذیرفته است. این بیانیه­های اصولی، اهدافی که به صورت کلی پذیرفته شده است را برای روش مدیریت پروژه و کارکردهای اصلی آن جمع­آوری نموده و خلاصه می­نماید. این بیانیه­های اصولی، پارامترهای وسیعی درون هر کدام از تیمهای پروژه که می­توانند کار کنند و راههای بسیاری را پیشنهاد دهند فراهم می­آورد تا با جهت­گیری این اصول همسو باقی بمانند.

موسسه مدیریت پروژه PMI با استفاده از این بیانیه­های اصولی، می­تواند مدیریت موثری را از پروژه­ها در سراسر دورنمای تحویلِ ارزش کامل، منعکس نماید: از چرخه حیات قابل پیش­بینی(Predictive) تا تطبیقی (Adaptive) و هرآنچه بین آن قرار می­گیرد. این رویکرد مبتنی بر اصول، همچنین با  تکامل استاندارد مدیریت طرح (ویرایشهای سوم و چهارم) و استاندارد  مدیریت سبد پروژه­ها– ویرایش چهارم دارای سازگاری می­باشد. استاندارد مدیریت ریسک در سبد پروژه­ها، طرح­ها و پروژه­ها و مدیریت تحقق مزایا عبارت است از : یک راهنمای روشی که محصولات جدید استاندارد را ارائه می­نماید که عمداً با تمرکزی مبتنی بر اصول توسط تیمهای جهانیِ متخصصان موضوعی توسعه یافته است.

هیچ چیزی در این ویرایش استاندارد مدیریت پروژه و یا راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه، همسویی با رویکرد مبتنی بر فرایند در  ویرایشهای قبلی را نفی نمی­نماید. بسیاری از سازمانها و متخصصان کماکان، این رویکرد را برای هدایت توانمندیهای مدیریت پروژه­شان، تنظیم متدولوژیِ­شان و ارزیابی قابلیتهای مدیریت پروژه خود، مفید می­پندارند. این رویکرد، نسبت به مفاد ویرایش جدید کماکان مرتبط می­باشد.

تغییر مهم دیگری در این ویرایش راهنمای PMBOK، عبارت است از نگاه سیستمی مدیریت پروژه. این تغییر وضعیت با  یک نگاه سیستمی تحویل ارزش به عنوان بخشی از استاندارد مدیریت پروژه آغاز می­شود و و با ارائه محتوای راهنمای PMBOK ادامه می­یابد. یک تمرکز سیستمی برای تحویل ارزش، دیدگاه را از یکی از سبد پروژه­ها­، طرحها، و پروژه­های حاکم، به تمرکز بر زنجیره ارزشی تغییر می­دهد که این موارد و سایر قابلیتهای کسب و کاری را به پیشبرد استراتژی سازمانی، ارزش و اهداف کسب و کار متصل می­نماید. استاندارد مدیریت پروژه و راهنمای PMBOK، در مفاد مدیریت پروژه، تأکید می­نماید که پروژه­ها، خروجیهایشان را به سادگی تولید نمی­کنند، بلکه بسیار مهمتر اینکه آن خروجیها را قادر می­سازند که نتایج  را به گونه­ای رهنمون گردد که در نهایت به تحویل ارزش به سازمان و ذینفعانش منجر شود.

این نگاه سیستمی یک تغییر وضعیتی را از حوزه­های دانشی در ویرایشهای گذشته راهنمای PMBOK، به هشت دامنه عملکردی (performance domains) پروژه منعکس می­نماید. یک دامنه عملکردی عبارت است از گروهی از فعالیتهای مرتبط که برای تحویل موثر نتایج پروژه، بحرانی به حساب می­آیند. در مجموع دامنه­های عملکردی، سیستمی از مدیریت پروژه با قابلیتهای مدیریتی تعاملی، مرتبط و وابسته به هم را به نمایش می­گذارد که در هماهنگی با یکدیگر کار می­کنند تا نتایج مطلوب پروژه را به دست آورند. هنگامیکه که دامنه­های عملکردی با یکدیگر تعامل نموده و واکنش نشان می­دهند، تغییر به وقوع می­پیوندد. تیم پروژه­ها به طور پیوسته چنین تغییراتی را با در نظر گرفتن کل سیستم مورد بحث و بررسی قرار داده، مطابقت نموده و پاسخ می­دهد نه صرفاً با دامنه عملکردیِ به خصوصی که در آن تغییر اتفاق افتاده است. همراستا با مفهوم سیستم ارائه ارزش(value delivery) در استاندارد مدیریت پروژه، تیمها به جای تبعیت از فرایندها و یا تولید مصنوعات و برنامه­ها و …، عملکرد موثر را در هر یک از دامنه­های عملکردی از طریق معیارهای متمرکز بر نتایج ارزیابی می­نمایند.

ویرایشهای قبلی راهنمای PMBOK، بر اهمیت مناسب­سازی(Tailoring) رویکرد مدیریت پروژه متناسب با ویژگیهای منحصر به فرد هر پروژه و زمینه آن تأکید داشت. ویرایش ششم به طور خاص ملاحظاتی را در خود جای داده بود تا کمک نماید که تیم پروژه­ها درباره چگونگی مناسب­سازی رویکردِ مدیریت پروژه­شان فکر نمایند. این محتوا جزء موارد اولیه هر یک از حوزه­های دانشی بوده است و ملاحظاتی را برای همه انواع محیط پروژه­ها فراهم آورده است. این ویرایش گسترش بیشتری بر این اساس داشته است به گونه­ای که یک بخش اختصاصی برای موضوع مناسب سازی در راهنمای PMBOK در نظر گرفته است.

یک بخش جدیدی در مورد مدلها، روشها و مصنوعات، گروهبندی سطح بالایی از مدلها، روشها و مصنوعات را فراهم می­آورد که از مدیریت پروژه پشتیبانی می­کند. این بخش، اتصالی را با ابزارها، تکنیکها و خروجیها از ویرایشهای قبلی باقی می­گذارد که بدون تجویز اینکه تیمها در چه زمانی ، چگونه و از چه ابزاری بایستی استفاده نمایند، به پشتیبانی از مدیریت پروژه می­پردازد.

تغییر نهایی، که مهمترین پیشرفت در تاریخچه راهنمای PMBOK را منعکس می­نماید خلق PMIstandards+ می­باشد که پلتفرمی دیجیتال و تعاملی است که روشها، شیوه­ها و مصنوعات فعلی، در حال ظهور و آتی و سایر اطلاعات مفید را ترکیب نموده است. محتوای دیجیتالی به شیوه بهتری، طبیعت پویای یک پیکره دانشی را بازتاب می­دهد. PMIstandards+، متخصصانی از پروژه ها و سایر ذینفعان را با دسترسی به محدوده غنی­تر و گسترده­تری از اطلاعات و منابع تجهیز می­نماید که می­توانند پیشرفتها و تغییرات در مدیریت پروژه را با سرعت بیشتری محقق نمایند. این محتوا تشریح می ­نماید که چگونه روشها، شیوه­ها و یا مصنوعات برای پروژه­ها براساس بخشهای صنعت، انواع پروژه­ها و یا سایر مشخصات به کار گرفته می­شود. PMIstandards+ که با ورودیها، ابزارها و تکنیکها و خروجیهایی از راهنمای PMBOK – ویرایش ششم، آغاز می­نماید، کماکان منابع جدیدی را دخیل می­نماید که از سیر تکاملی و مستمر در مدیریت پروژه حمایت می­نمایند. در آینده، کاربران استاندارد مدیریت پروژه و راهنمای PMBOK،  اطلاعاتی را می­توانند در PMIstandards+ بیابند که اطلاعات موجود در نسخه چاپی را تکمیل خواهد نمود.

شکلهای زیر، اصلاحات ایجاد شده در استاندارد مدیریت پروژه و مهاجرت از ویرایش ششم به ویرایش هفتم راهنمای PMBOK را همراه با اتصال به پلتفرم PMIstandards+ تشریح می­نماید.

نتیجه:

استاندارد مدیریت پروژه و راهنمای PMBOK، ویرایش هفتم به تمامی چهار عنصری که ذینفعان در بازخورشان تأکید داشته­اند پاسخ می­دهد. این اصلاحات، اعتبار راهنمای PMBOK و مرتبط بودن آن را حفظ نموده و افزایش داده است. این اصلاحات خوانایی و مفید بودن راهنمای PMBOK را بهبود داده است. در این ویرایش تشخیص داده شده است که ارزش مستمری برای برخی ذینفعان در ساختار و محتوای ویرایشهای قبلی وجود دارد و محتوای موجود در این ویرایش بدون نفی این ارزش افزایش می­یابد.

مهمتر از همه، این ویرایش با پلتفرمی با محتوای دیجیتال به نامPMIstandards+ متصل می­گردد تا نیازهای ذینفعان را  با محتوای تکمیلی بررسی شده که از کاربرد عملی حمایت می­نماید، پاسخ  گوید.

 

منابع:

• ویرایش هفتم استاندارد PMBOK موسسه PMI

 

 تغییرات ویرایش هفتم استاندارد PMBOK

 

 

[1]-credibility and relevance of the PMBOK® Guide.