ماژول مدیریت تدارکات و خرید

طبق تجربه در پروژه های EPC ایران، تدارکات خرید حدود 60 درصد از کل هزینه های پروژه را تشکیل میدهد. وسعت فرایند خرید در این پروژه ها باعث میشود که هر گونه تاخیر آسیب جدی به زمانبندی کل پروژه وارد کند. بنابراین اجرای فرایندهای تدارکات و خرید در پروژه های EPC با استفاده از سیستمی که بتواند زمان، هزینه و کیفیت این دیسیپلین را به خوبی راهبری کند، تاثر بسازی در موفقیت پروژه خواهد داشت.

ماژول مدیریت خرید IPMP که به صورت یکپارچه با بخشهای دیگر نظیر مهندسی و ساخت عمل میکند، فرآیندهای تامین را از دریافت درخواست تهیه کالا/خدمات (که معمولا به صورت لیست درخواست تجهیز –Material Requisition List- از دیسیپلین مهندسی دریافت میشود) تا تحویل تجهیز به سایت (ROS) پیگیری و مدیریت میکند. این فرآیند طولانی خود شامل زیر فرآیندهایی است که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد.

مانند دیگر ماژولهای IPMP ، ماژول خرید نیز به گونه ای طراحی شده است که کلیه گزارشات بتواند به صورت یکپارچه با باقی دیسیپلینها به صورت انواع نمودارها، جداول و گیج ها چه در داشبورد و چه در بخش گزارشات در دسترس باشد. همچنین در تمامی فرآیند خرید امکان الصاق فایل با فرمتهای گوناگون که تحت بخش اسناد IPMP مدیریت میشوند.

فرآیندهای اساسی مدیریت خرید از دیدگاه PMBOK

همانگونه که در بخش IPMP و PMBOK ذکر شد، هر چند که رویکر ما در توسعه IPMP تطبیق نظیر به نظیر با استاندارد PMBOK نبوده است، اما در جریان توسعه IPMP علاوه بر تجربیات به استانداردها نیز توجه شده است.

با نگاهی گذرا به فرآیندهای اصلی تدارکات در PMBOK میتوان زیرسیستمهای موجود متناظر آن را در IPMP معرفی کرد. فرآیندهای اساسی تدارکات در PMBOK عبارتند از:

  1. برنامه ریزی تدارکات
  2. انتخاب تامین کنندگان کالا و خدمات
  3. برنامه ریزی درخواستها
  4. درخواست
  5. راهبری پیمان و عقد قرارداد
  6. خاتمه پیمان

 

برنامه ریزی تدارکات

با تکمیل تدریجی لیست مدارک از بخش مهندسی، لیست خرید مواد و تجهیزات (Material Requisition List/Material Take Off) تهیه میشود. بدلیل یکپارچگی موجود بین فعالیتهای خرید، مهندسی و ساخت تمامی مدارک و نقشه های مربوطه به آیتمها و حتی مستندات فرآیندی ایجاد این مدارک که به صورت اتوماتیک در سیستم بوجود آمده عینا به بخش خرید منتقل میشوند.

 

مدیریت پیمانکاران و تامین کنندگان

دسترسی به پایکاه داده ای قوی از پیمانکاران و تامین کنندگان جهت ایجاد لیست کوتاه تامین کنندگان بالقوه (Potential Vendors) یکی از عوامل موفقیت بخش خرید پروژه هاست.

امکان رتبه بندی پیمانکاران و ارائه آخرین وضعیت هر پیمانکار بر اساس شرایط فعالیت، تراکنشهای مالی، میزان تاخیرات موجه و غیر موجه و ... از امکاناتی است که سیستم در این بخش ارائه میکند. با وجود این امکان به مرور زمان پایگاه داده از پیمانکاران به انضمام اطلاعات ذکر شده تشکیل میشود که میتوان از آن به صورت یک پایگاه داده برای حوزه مدیریت دانش سازمان جهت بهبود اجرای پروژه های آتی استفاده کرد.

 

برنامه ریزی درخواستها

IPMP دارای رویه های جهت درخواست کالا و خدمات است. این رویه ها طیفی وسیعی از موارد مثل موارد حاصل از خروجی مدارک مهندسی تا نیازمندیهای موردی کارگاه را پوشش میدهد.

زمانبندی فعالیتهای خرید از زمان ثبت شماره MR/MTO (Material take off) تا زمان دریافت تجهیز در سایت (Receive On Site /Yard Arrival) صورت میگیرد.

این مراحل میتواند شامل اطلاعات متعددی باشند از جمله:

  • تاریخ صدور MR/MTO
  • اطلاعات مربوط به ارزیابی فنی مناقصه گذاران -Technical Bid Evaluation (TBE)
  • اطلاعات مربوط به ارزیابی بازرگانی مناقصه گذاران- Commercial Bid Evaluation (CBE)
  • تاریخ دستور خرید -Purchase Order
  • اطلاعات فرایند ساخت - Manufacturing
  • جزئیات بازرسیها - Inspection
  • نحوه تحویل (FOB,ExWorks,CFR,CIF,…)
  • جزئیات فرایند انتقال (Shipment/Transportation)
  • فرآیند تاییدیه گمرک
  • زمان و شرایط دریافت در کارگاه/ یارد (Yard Arrival/ Receive On Site)

 

درخواست

پس از تایید شدن نیاز به یک کالا یا خدمت در پروژه با توجه به نوع، سطح، تعداد تامین کنندگان در دسترس و هزینه پیش بینی شده برای هر مورد اقدام به خرید مستقیم از تامین کننده، انجام مناقصه و یا استعلام قیمت از تامین کننده خواهد شد. برای این موارد نیز بخشهای مشخصی در IPMP وجود دارد.

 

راهبری پیمان و عقد قرارداد

پس از انتخاب نهایی تامین کننده، حالا زمان تهیه و عقد قرارداد است. IPMP دارای رویه مشخص جهت "درخواست تهیه پیشنویس قرارداد" است. این فرآیند با استفاده از چرخه های پویای IPMP امکان چرخش این پیشنویس تا تایید نهایی و امضای قرارداد را به سازمان میدهد.

بعلاوه IPMP دارای امکان ثبت الحاقیه زمانی و یا مالی برای قراردادهاست. به علت یکپارچگی سیستم امکان پیگیری مالی قراردادها در بخش مدیریت هزینه IPMP وجود دارد. از طرف دیگر بخش مدیریت هزینه از اطلاعاتی مثل رقم اولیه قرارداد و رقم کل قرارداد (به انضمام الحاقیه‌ها) از طرف اطلاعات خرید سود میبرد. این اطلاعات را میتوان برای برنامه ریزی تصمیم گیریهای اتوماتیک در چرخه های پویای مربوط به صورت وضعیتهای صادر شده روی قرارداد استفاده کرد.

شرایط مالی قرارداد نیز در هر زمان به سادگی قابل پیگیری است. صورت وضعیتهای پرداخت شده، صورت وضعیتهای تایید شده، میزان پرداختها و نمودار پرداختها بر اساس زمان، نمودارها و گزارشات تجمعی قرارداد.

 

خاتمه پیمان

از حلقه یکپارچگی ذکر شده در بخش قبل همچنین میتوان جهت بررسی تناسب فعالیتهای صورت گرفته برای یک پیمان با شروط پیمان استفاده کرد. این مسئله به خوبی امکان مدیریت ادعاها (Claim) را به کاربران میدهد. با امکانات موجود در IPMP میتوان حتی نمودار S مربوط به فعالیتهای یک قرارداد را در گزارشات لحاظ کرد.