IPMP

نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب شرکت ایده ورزان

مقدمه

بسته نرم افزاری  IPMP (IVS Project Management Package)  نرم افزای تحت وب جهت مدیریت بهینه پروژه ها طراحی شده است. سیستم مدیریت پروژه IPMP حاصل استفاده از ترکیب افراد دارای تجربه در پروژه های مختلف، بالاخص پروژه های EPC حوزه نفت و گاز، خط لوله و عمرانی و تیم توسعه نرم افزار ایده ورزان است.

این بسته با قرار گرفتن در مرکز تعاملات اطلاعاتی پروژه وظیفه هماهنگی اطلاعات در بخشهای مختلف پروژه را انجام میدهد. در طراحی این نرم افزار سعی شده محورهای نه گانه استاندارد PMBOK در ارائه امکانات این بسته مد نظر قرار گیرد.

 

معرفی خانواده IPMP

 

نرم افزار IPMP هسته ای جهت ایجاد مجموعه نرم افزارهای مدیریت پروژه سفارشی سازی شده است. بسته‌های مختلفی بر روی بستر IPMP ایجاد شده که بوسیله آنها قابلیتهای خاصی به آن افزوده میشود. جدول زیر بسته های خانواده IPMP را معرفی میکند.

  عنوان شرح کارکرد
هسته نرم افزار IPMP مجموعه قابلیتهای عمومی مورد نیاز برای مدیریت یک پروژه عمومی. دیگر موارد این جدول به هسته IPMP اضافه میشود و وظیفه یکپارچگی آنها بر عهده هسته نرم‌افزار است.
مدیریت پروژه های خط لوله اولین بسته تخصصی مدیریت پروژه های خط لوله در کشور جهت مدیریت بهینه پروژه های خط لوله Onshore و Offshore
مدیریت گزارشات جهت مدیریت گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه کارگاهی در فعالیتهای مختلفی مانند ساخت، نیروی انسانی، ماشین آلات، مواد مصرفی و انبار و ..
مهندسی مدیریت فاز مهندسی پروژه. جزئیات تکمیلی در انتهای همین سند ذکر شده است
خرید مدیریت فاز خرید پروژه. جزئیات تکمیلی در انتهای همین سند ذکر شده است
ساخت مدیریت فاز ساخت پروژه. جزئیات تکمیلی در انتهای همین سند ذکر شده است
رهگیری خط لوله (PTS) جهت رهگیری لوله ها ، نقاط اتصال، تستها و ریسه لوله‌ها در پروژه های خط لوله و نفت و گاز و پتروشیمی

 

IPMP چگونه کار میکند

 

IPMP در مدیریت ابعاد مختلف پروژه به مدیران پروژه در سطوح مختلف کمک میکند:

از بعد زمان، هزینه و منابع: ستون فقرات مدیرت اجرای یک پروژه شکست کار (WBS) آن است. با این وجود اطلاعاتی که برای بروز رسانی وضعیت فعالیتهای یکWBS مورد نیاز است معمولا در خارج از ساختار WBS قرار میگیرد. در حالی که بسیاری از سازمانها جهت مدیرت WBS از نرم افزارهای عمومی کنترل پروژه نظیر MSP و Primavera بهره میبرند، نحوه مدیریت اطلاعاتی که باعث به روز رسانی این WBS میشوند در سازمانهای مختلف متفاوت است. اغلب سازمانها با توجه به گسترگی پروژه معمولا از روشهایی شامل جمع آوری دستی و استفاده از نرم افزارهای صفحه گستره مانند Excel برای مدیرت اطلاعات جانبی فعالیتها استفاده میکنند. برای مثال استفاده از یک فایل Excel به عنوان MDR در کنار WBS موجود در Primavera و یا MSP در بخش مهندسی پروژه های EPC مرسوم است. همچنین در پروژه های ساختمانی نیز اطلاعات مورد نیاز برای به روز رسانی WBS معمولا به شکل چک لیستهای فیزیکی ذخیره میشوند.

در این شرایط سازمانها با مشکلات بسیاری از قبیل نحوه جمع آوری اطلاعات از پیمانکاران، یکسان سازی فرمت اطلاعات بعد از جمع آوری، استخراج اطلاعات اصلی از اطلاعات جمع آوری شده و در نهایت به روز آوری WBS با استفاده از این اطلاعات مواجه هستند. چرخه دریافت اطلاعات از پیمانکاران به شیوه های مختلف (Email، Fax، انتقال فایل و ...) و پردازش آنها و به روز آوری گزارشات پروژه در بسیاری از پروژه های بزرگ، به اندازه ای زمان میبرد که تمامی گزارشات بدست آمده در بهترین حالت نمایانگر وضعیت پروژه در هفته های قبل هستند.

IPMP با جمع آوری اطلاعات از پایین ترین سطح پروژه و با فرمتهای مورد نیاز ، بعد از طی کردن چرخه های تعیین شده، به صورت اتوماتیک از اطلاعات جمع آوری شده در جهت به روز آوری گزارشات پروژه، منابع اختصاص یافته به فعالیتها و هزینه های پروژه استفاده میکند. این کار با مفهوم گونه های اطلاعاتی صورت میگیرد.

یک گونه اطلاعاتی، فرمتی از ورود اطلاعات است که در چرخه تعریف شده خود قرار گرفته و پر شدن بخشهای مختلف اطلاعات در این فرم با توجه به چرخه فرم موجب تعیین پیشرفت فعالیت بالا سری آن گونه اطلاعاتی میگردد.

با انتقال کار ورود اطلاعات از دفتر کنترل پروژه به محل ایجاد اطلاعات و همچنین اتوماتیک کردن جریان چرخش، تایید و پردازش اطلاعات، IPMP باعث کاهش هزینه های مدیریت پروژه میشود.

از بعد ارتباطات پروژه: تمامی فعالیتهای پروژه و زیر مجموعه های آنها (از قبیل نقشه ها، آیتمهای خرید و ...) در IPMP از نظر دسترسی قابل تنظیم هستند. بعلاوه این دسترسی ها در چرخه های کاری تعیین شده قرار میگیرند که باعث میشود که برای مثال یک پیمانکار در یک مرحله از پروژه اطلاعات بخشی از پروژه و یا حتی یک آیتم روی یک فرم اطلاعات را مشاهده کند اما در زمانی دیگر نتواند به آن دسترسی داشته باشد.

صفحه ویرایش یک گونه اطلاعاتی ساده شامل اطلاعات زمانی، پیشرفت، وضعیت چرخه و تاریخچه تغییرات و اسناد الحاق شده

 

با تنظیم دقیق چرخه های کاری که بوسیله سازمان و با مشاوره مهندسین مدیریت پروژه شرکت ایده ورزان سیستم انجام میشود، اطلاعات درسازمان به شکل بهینه به جریان می افتد.

همچنین IPMP باعث از بین رفتن شکاف زمانی مابین رخدادهای پروژه و به روزآمد شدن گزارشات میشود.

از بعد مدیریت دانش پروژه: تمامی فعالیتهای پروژه در IPMP ثبت میشود. مدارک پروژه اعم از انواع فایل در بخش مدیریت مدارک پروژه نگهداری میشوند. علاوه بر این کاربران میتوانند هر فایلی را روی هر فعالیت پروژه اضافه کنند. این فایلها قابلیت جستجو داشته و نسخه های مختلف آنها قابل دستیابی هستند. علاوه بر این IPMP امکان مقایسه زمانبندیهای مختلف پروژه، هزینه های پروژه در طول زمان، مواد مصرفی ، تجهیزات مورد نیاز و ... را در یک پروژه و یا بین پروژه های مختلف داراست. بنابراین شرکتها و سازمانها میتوانند برای تخمین وضعیت پروژه های آتی از این اطلاعات بهره ببرند. حوزه فعالیت IPMP در بخش مدیریت دانش در حال توسعه و بهبود است. برای اطلاعات بیشتر به بخش مدیریت دانش پروژه مراجعه فرمایید.

 

امکانات IPMP

امکاناتی که IPMP در بخشهای مختلف ارائه میدهد به شرح ذیل است:

 

مدیریت سبد پروژه ها

  • امکان تعریف پروژه ها به تعداد نا محدود
  • تعریف سطوح دسترسی افراد در پروژه های مختلف

نمایی از پانل کنترل پروژه نسخه 0.9 IPMP

 

مدیریت شکست و محدوده

  • عریف شکست کار (WBS) به صورت نامحدود برای یک پروژه و امکان ورود شکست کار از تمامی نرم افزارهای کنترل پروژه (به بخش نرم افزارهای قابل ارتباط مراجعه کنید)
  • ویرایشگر آنلاین نمودار گانت با تقویم شمسی و میلادی، با قابلیت مشخص کردن انواع پیش نیازها

نمایی از ویرایشگر آنلاین گانت 0.9 IPMP

 

مدیریت برنامه ریزی پروژه

  • امکان مشخص نمودن سیاست وزندهی پروژه (بر اساس وزن آیتمها (مدارک مهندسی، آیتمهای خرید و ... )، بر اساس وزن فعالیتها، بر اساس منابع اختصاص یافته)
  • تعریف زمانبندی برنامه ریزی به صورت نامحدود و ورود برنامه ریزی از تمامی نرم افزارهای کنترل پروژه
  • امکان ورود و به روز آوری فعالیتها با استفاده از فایل Excel
  • امکان سوئیچ بین تاریخ شمسی و میلادی در هر زمان در هر پروژه و امکان مشاهده هم زمان حتی در جداول مشترک
  • تعریف زمان پروژه بر اساس ساعت در روز، روز در هفته و روز در ماه به همراه امکان تعیین تقویم پروژه، و ورود تقویم از تمامی نرم افزارهای کنترل پروژه
  • امکان تعریف روش محاسبه پیشرفت برنامه ای برای آیتمهای پروژه که قابلیت ارائه نمودار پیشرفت برنامه‌ای دقیق را به نرم افزار میدهد
  • امکان تعریف تقویم پروژه به صورت شمسی و یا میلادی، ساعات کاری در روزهای مختلف هفته واستثنائات

 

مدیریت و آرشیو عمومی اسناد پروژه (DCC)

  • مدیریت متمرکز مدارک، اسناد و هر گونه فایل تولید شده در پروژه
  • امکان تعیین ساختار دسته بندی مدارک و امکان تعیین دسترسی کاربران
  • افزودن مدارک با انواع فرمت
  • امکان جستجو در مدارک پروژه
  • امکان افزودن مدارک به آیتمهای پروژه
  • ذخیره نسخه های مختلف هر فایل

صفحه تنظیمات آرشیو عمومی مدارک پروژه

 

چرخه اطلاعات

  • طراحی چرخه اطلاعات در محیطی بی نظیر جهت کنترل دقیق حرکت اطلاعات در سازمان به صورت اتوماتیک
  • مشخص کردن وضعیت دسترسی نقشهای مختلف پروژه به اطلاعات در هر مرحله از چرخه های طراحی شده
  • امکان طراحی بدون محدودیت چرخه های اطلاعاتی برای پروژه های مختلف

 

امکانات عمومی

  • محیطی سریع و پویا با استفاده از تکنولوژی AJAX
  • امکان تغییر ظاهر و استفاده از پوسته های مختلف طراحی شده برای هر کاربر بوسیله خود کاربر
  • استفاده از رنگ جهت بهبود ارتباط با کاربر

 

نرم افزارهای قابل ارتباط

IPMP در زمینه ارتباط با نرم افزارهای دیگر بسیار غنی میباشد. در این زمینه IPMP امکان دریافت اطلاعات از تمامی نرم افزارهای کنترل پروژه را دارا بوده و به فرمتهای مختلفی که در تمامی آنها قابل استفاده است، خروجی میدهد:

  • ورودی زمانبندی، شکست کار و تقویم پروژه

    o نرم افزار MS Project فرمت MPP و فرمتهای MPX و MSPDI

    o نرم افزار Primavera نسخه 6 به بالا ،فرمت XER

    o نرم افزار متن باز Planner، فرمت XML

    o نرم افزار Timberline Precision Estimating، فرمت MPX

    o فرمت MPD خروجی گرفته شده از Microsoft Project Server

    o نرم افزار Power Project فرمتهای MDB و PP

    o ارتباط مستقیم با دیتابیس Primavera از روی شبکه با امکان اتصال به SQL Server و Oracle در تمامی نسخ

  • ورودی آیتمهای اطلاعاتی

    o نرم افزار Excel با انعطافپذیری کامل

  • خروجی

    o خروجی WBS به فرمت فایلهای MPX (قابل خواندن بوسیله MSP، خروجی XML برای نرم افزارهای Primavera (PM XML)،MSP (MSPDI) و Planner (Planner XML) و فرمت XER نرم افزار Primavera

    o خروجی مستقیم به Primavera DB

    o خروجی مستقیم به Microsoft Project Server

 

داشبورد پروژه ها

داشبورد پروژه یکی از مواردی است که کارایی بسیار بالای آن در مدیریت پروژه ها بر طبق تجربه به اثبات رسیده است. داشبورد پروژه اغلب حاوی نمودارها و درجه هایی است که در یک نگاه وضعیت پروژه را در زمینه های مختلف نظیر مالی، پیشرفت، ریسک و .. برای مدیران مشخص میسازد. انواع نمودارهای S ، SPI، CPI، ارزش کسب شده، وضعیت فعالیت پرسنل و ماشین آلات، تعداد روزهای باقیمانده پروژه ، خلاصه گزارشات مالی و تامین مالی جبهه های کاری از جمله مواردی هستند که معمولا در داشبوردهای مدیریتی لحاظ میشوند. تجربه نشان داده است که مواردی که در این داشبوردها مد نظر مدیران هستند به شدت متغیر است و حتی مدیران در طول چند ماه تقاضایی تغییراتی در محتوای داشبوردها میکنند. این تغییرات و اعمال این تنوع با توجه به تحلیل اولیه و انعطافپذیری بالای سیستمهای سفارشی شرکت ایده ورزان سیستم به راحتی امکان پذیر خواهد بود.

ایجاد داشبوردهای سازمانی و پروژه ای در حال حاضر به صورت سفارشی برای سازمانهای استفاده کننده از IPMP ارائه میگردد.

نمونه داشبورد پروژه طراحی شده

توسعه افزونه های جدید

گسترش IPMP با استفاده از امکان ثبت افزونه این نرم افزار ممکن میشود. افزونه ها معمولا دسته از فرمها، رویه‌ها و امکانات را به IPMP می افزایند. بیشتر افزونه ها در غالب گونه های اطلاعاتی یک یا چند فرم اطلاعاتی به نرم افزار اضافه میکنند. بعلاوه ممکن است یک افزونه نوع جدیدی از مرحله کاری را در محیط طراحی چرخه IPMP اضافه کند.

افزونه های موجود و در حال توسعه IPMP به شرح ذیل هستند:

 

افزونه مهندسی:

علاوه بر امکاناتی که IPMP ارائه میکند این افزونه فعالیتهای خاص فاز مهندسی را تسیهل مینماید. از امکانات این افزونه میتوان به:

 
  • مدیریت لیست مدارک مهندسی (MDR)
  • شماره گذاری اتوماتیک مدارک بر اساس قرارداد (Document Numbering)
  • مدیریت مدارک پایه (Basic Documents)
  • مدیریت Revision های مختلف یک مدرک و حفظ نسخ مختلف
  • مدیریت ارجاعات داخلی
  • صدور و مدیریت مروسوله ها (Transmittal) ها
  • ثبت و مدیریت Comment Sheet ها و Reply Sheet ها

 

افزونه خرید: افزونه خرید در ارتباط با افزون مهندسی و ساخت بوده و خرید یک آیتم را از زمان ارائه PO تا زمان تحویل به سایت ساخت کنترل میکند. مدیریت زمانبندی خرید، نظارت بر AVL،مدیریتPO،وضعیت مالی و پرداخت قراردادها و مدیریت لیست Vendor ها و Potential Vendor ها از وظایف این افزونه است.

امکان استفاده از واحدهای پولی مختلف، مدیریت وضعیت Shipment و گمرکات و اطلاع رسانی به واحد ساخت بر اساس زمان احتمالی رسیدن آیتمها به این مرحله از دیگر قابلیتهای این افزونه است.

 

افزونه ساخت: از آنجایی که فعالیتهای فاز ساخت در پروژه های مختلف متفاوت بوده و حتی در یک پروژه نیز دارای تنوع بالایی است، افزونه ساخت نرم افزار در زمان ارائه به کارفرما و با توجه به شرایط پروژه های کارفرما توسعه می‌یابد.

امکان استفاده از واحدهای پولی مختلف، مدیریت وضعیت Shipment و گمرکات و اطلاع رسانی به واحد ساخت بر اساس زمان احتمالی رسیدن آیتمها به این مرحله از دیگر قابلیتهای این افزونه است.