ماژول مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)

ماژول مدیریت اسناد مهندسی (Engineering Document Management System) می‌تواند تمامی فرایند طی شده در مدارک و نقشه‌های مهندسی را کنترل نماید. در این ماژول تمامی مراحل از زمان طراحی اولیه تا تحویل نقشه آمده به واحد ساخت کنترل شده و میزان پیشرفت‌های مدارک در آن ثبت می‌گردد . مانند بخشهای دیگر IPMP ماژول مهندسی نیز هیچگونه محدودیتی در تعداد کاربران، تعداد فعالیتها و مدارک پروژه و حجم ارتباطات ، اندازه فایلها، ترنسمیتالها و کامنتها ندارد. این ماژول به طور یکپارچه با سایر ماژول ها در ارتباط می باشد. در زیر سایر امکانات این بخش آورده شده است:

  • ثبت و مدیریت MDR

    آخرین نسخه MDR به همراه تاریخچه تغییرات آن، محور اصلی فرآیند کار با بخش مهندسی سیستم است.

  • امکان ورود MDR از Excel و ایجاد خروجی به فایل Excel

    در اغلب شرکتها، لیست مدارک و همچین لیست مدارک پایه (Basic) به صورت اولیه در فایل اکسل ایجاد میشود. در این صورت به راحتی میتوان این مدارک را به سیستم به صورت اتوماتیک وارد کرد.

    ویزارد طراحی شده برای این بخش امکان تعیین نقش ستونهای فایل در اطلاعات ایمپورت شده، تنظیمات پلن مدارک، و نقش کردن مدارک به صورت اتوماتیک به سطوح WBS را به کاربر میدهد.

  • امکان انطباق خودکار و دستی MDR با WBS

    برای ایجاد امکان گزارشگیری از پارمترهای مختلف در سطوح WBS و همچنین امکان ایجاد انطباق با بخشهای ساخت، خرید و راه اندازی برای پروژه های EPCC این امکان وجود دارد که کاربر بر اساس پرامترهای مدرک بتواند مدارک را به فعالیتهای زیر مجموعه سطوح WBS الصاق کند.

    همچنین امکان انتخاب گروهی بر اساس پارامترهای مختلف و یا انتخاب دستی مدارک و الصاق دلبخواه آنها به فعالیتهای WBS نیز در سیستم دیده شده تا در صورتی که نتوان بر اساس پارامترهای مدارک این الصاق را به صورت اتوماتیک بوسیله خود سیستم انجام داد، کاربر بتواند به راحتی این کار را انجام دهد.

  • امکان تعیین چرخه‌های کاری برای هر مدرک

    فرآیند تهیه مدارک مهندسی و تکمیل تدریجی آنها بوسیله چرخه های کاری تعریف شده برای این اسناد صورت میگیرد. مدیران

  • ثبت میزان پیشرفت مدرک به صورت خودکار بر اساس میزان پیشرف چرخه یا دستی

    نرم افزار میتواند بر اساس چرخه تعیین شده برای مدرک، در هر مرحله به اختصاص پیشرفت به صورت اتوماتیک و یا اجازه به کاربر به ورود پیشرفت در بازه تعیین شده اقدام کند. با این شیوه با پیشرفت مدرک در چرخه تولید و تایید تدریجی، تمامی گزارشات حاوی اطلاعات پیشرفت مدارک و پروژه شما به روز میگردد.

  • محیط کاری مشابه فضای Excel و با کاربری سریع و آسان

    افرادی که در ارتباط به فعالیتهای مهندسی پروژه ها هستند از دیرباز به کار با محیط اکسل خود کرده اند. محیط اکسل امکان ویرایش یکباره تعداد زیادی آیتم، فیلتر کردن و مرتب کردن سریع کل محیط و دسترسی و جستجوی راحت را فراهم می آورد . به همین علت بسیاری از این افراد تمایلی به کار با سیستمهای اطلاعاتی که محدودیتهای زیادی در کار با مدارک دارند از خود نشان نمیدهند. IPMP تا حد ممکن محیطی را فراهم میکند که راحتی کار با اکسل را با اهداف یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه نظیر مدیریت دسترسیها و تحت وب بودن را در کنار هم به کاربر ارائه میکند. امکانات مرتب سازی، فیلترینگ، جستجو و ویرایش گروهی در صفحه مدارک، ترنزمیتالها، لیست مدارک پایه (Basic)، ریپلای شیتها و ... دیده شده است.

  • مدیریت مرسوله ها (Transmitals)

    مرسوله ها یا ترنسمیتالها از مجموعه مدارک آماده ارسال است که میتواند شامل مدارک تکمیلی و همچنین کاور لتر باشد. آماده بودن مدرک جهت الصاق به ترنزمیتال در سیستم به صورت اتوماتیک و با توجه به وضعیت چرخه مدرک مشخص میشود و کاربر میتواند به راحتی و با انتخاب مدارک آماده ارسال مرسوله را آماده کند.

    شماره گذاری ترنسمیتالهای یک پروژه نیز بر اساس روشهای شماره گذاری تعیین شده در قرارداد در ابتدای پروژه و در بخش مدیریت روشهای شماره گذاری تعیین میگردد.

    با استفاده از این روش امکان رخداد هر گونه اشتباه به حداقل میرسد.

  • امکان ثبت نسخه‌های مختلف مدارک و شماره گذاری ویرایشها (Revision ها)

    اطلاعات نسخه های مختلف مدارک به همراه فایلهای اصلی آنها نگهداری شده و در هر زمان بر اساس نقش فرد قابل دسترس خواهد بود. مدیریت فایلهای منبع نقشه ها و مدارک بر عهده بخش مدیریت اسناد IPMP نهاده شده.

    بعلاوه با ایجاد تنظیمات لازم در چرخه مدرک میتوان به صورت خودکار با هر بار ورود مدرک به مرحله خاصی از چرخه مدرک و یا چرخه داخلی ارجاعات میتوان به بازنشانی مقدار شماره ویرایش مدرک و شماره ویرایش داخلی آن کرد.

  • مدیریت ارجاعات داخلی و Inter Discipline Check

    مراحل چرخه های طراحی شده برای مدرک مهندسی، در بخش مدیریت چرخه های کاری امکان گنجانده شدن چرخه داخلی (IDC) در خود را دارند. بدین معنی که کاربر میتواند تعیین کند که در مرحله یا مراحلی از مجموع مراحل یک چرخه، مدرک امکان ورود به چرخه ارجاع داخلی را دارد. در این صورت برای مثال مدرک میتواند برای بازبینی به DSL دیسیپلین مربوطه مدرک ارجاع شود.

  • امکان ثبت نفر ساعت استفاده شده برای هر مدرک

    ثبت نفر ساعت -به صورت مستقیم و یا از طریق تایم شیت (TimeSheet)- میتواند بر روی مدرک انجام شود. در این صورت امکان محاسبه هزینه و نفر ساعت در سطوح مختلف WBS ، بر اساس دیسیپلین (Discipline)، کلاس مدرک و .. و نمامیش آنها در گزارشات بوجود خواهد آمد.

  • امکان ارجاع به واحدهای خرید و ساخت

    پویایی امکانات بخش طراحی چرخه IPMP این امکان را میدهد که مدارک در مراحل مورد نظر از چرخه تکمیل در اختیار افراد تیم خرید و یا مهندسی قرار گیرند. در این حالت این افراد این مدارک را در کارتابل خود مشاهده کرده و در صورت موجود بودن ماژول پیامرسان در سیستم نصب شده این موضوع از طریق SMS و یا email به اطلاع آنها خواهد رسید.

  • شماره گذاری اتوماتیک مدارک، ترنسمیتالها و ریپلای شیتها بر اساس Numbering Procedure

    هر مدرک میتوان 4 شماره مدرک مجزا برای کارفرما، پیمانکار، مشاور/ناظر و یک شماره به صورت رزرو باشد. مدیریت روشهای شماره گذاری مدارک بوسیله بخش مدیریت روشهای شماره گذاری IPMP انجام میشود. با استفاده از این امکان میتوانید در ابتدای پروژه Numbering Procedure های قرارداد را در سیستم وارد و پس از آن نرم افزار تولید اتوماتیک و یا دستی آنها را مدیریت خواهد کرد.

بعلاوه هسته نرم افزار IPMP امکانات زیر را به همه بخشها از جمله بخش مهندسی نرم افزار میدهد:

  • دسترسی در هر کجا و هر زمان

    IPMP یک سیستم مدیریت پروژه تحت وب است و به طبع آن ماژولهای طراحی شده مربوط به آن نیز به صورت تحت وب خواهند بود. این قابلیت، امکان دسترسی به امکانات IPMP را در هر زمان و هر مکان به مدیران و دیگر ذینفعان پروژه میدهد.

  • شماره گذاری اتوماتیک مدارک مرسولات (Transmitals) و نامه ها

    تعیین نحوه شماره گذاری مدارک و نقشه ها، ترنسمیتالها و نامه ها بر اساس روشهای شماره گذاری(Numbering Procedure ها) تعیین شده در قرارداد و معمولا در ابتدای پروژه در بخش مدیریت روشهای شماره گذاری صورت میگیرد. پس از تعریف روشهای شماره گذاری، نرم افزار با توجه به نوع روش شماره گذاری ثبت شده برای هر بخش، به صورت اتوماتیک و یا به صورت کنترل شده دستی اقدام به شماره گذاری میکند.

  • مدیریت زمانبندی و پیشرفت مدارک

    زمانبدنی برنامه ای (Plan) و میزان واقعی پیشرفت مدرک در آن (Actual) بوسیله امکانات مدیریت زمان IPMP صورت میگیرد. با استفاده از این امکانات امکان محاسبه پیشرفت روی سطوح WBS، براساس کلاس مدرک، نوع مدرک، دیسیپلین و .. امکان پذیر شده و گزارشاتی از قبیل تاخیرات با راحتی قابل دسترس خواهد بود.

  • امکان ارائه دسترسی برای کارفرما؛ ناظر؛ مشاور و یا هر ذینفع دیگر در پروژه

    تحت وب بودن IPMP به همراه با توجه به امکانات فوق العاده ای که چرخه های کاری IPMP در اختیار قرار میدهد، این امکان وجود دارد که امکان مشاهده و یا اعمال تغییرات کنترل شده بر روی مدارک در مراحل خاصی از چرخه برای عوامل خارج از شرکت فراهم شود.

  • چرخه های دستگردانی مدرک کاملا پویا با قابلیت طراحی، تنظیم و تغییر بوسیله مدیران پروژه

    چرخه های مدارک به صورت کاملا پویا و معمولا در ابتدای پروژه بوسیله مدیران پروژه ایجاد میگردند. این چرخه ها میتوانند بر اساس نوع، کلاس، دیسیپلین و ... مدرک به صورت جداگانه تعریف شوند

  • مدیریت دسترسی با استفاده از نقشها

    نحوه مدیریت سطوح دسترسی به کاربران در IPMP بر اساس نقشها صورت میگیرد. این روش عملیات ارائه امکان دسترسی و یا اعمال محدودیت را در بخشهای مختلف سیستم تسهیل میکند

  • ارتباط با نرم افزارهای دیگر

    علاوه بر همه امکانات ذکر شده در بخش