آرشیو اسناد و مدارک پروژه
(DCC)

بخش مدیریت اسناد و مدارک به عنوان یک دبیرخانه و بایگانی پروژه عمل کرده و امکان ثبت و نگهداری اسناد و مدارک مربوط به پروژه را فراهم می‌آورد. در این بخش علاوه بر امکان ایجاد دسته بندی مورد دلخواه کاربر امکان ثبت فایل‌ها برای هر یک از سطوح شکست کار و فعالیت‌های پروژه وجود دارد. علاوه بر موارد فوق می‌توان برای هر یک از فایل‌ها سطوح دسترسی تعریف نمود. لازم به ذکر است نرم‌افزار قابلیت مدیریت ورژن‌های هر فایل را دارا می‌باشد. در زیر لیستی از قابلیت‌های نرم‌افزار و همچنین عکس‌های این بخش آورده شده است.

  • امکان ثبت فایل‌های مختلف با هر نوع پسوند

    بخش مدیریت اسناد و مدارک IPMP محدودیتی در زمینه قبول فرمت فایل ندارد. با این وجود در صورت درخواست کارفرما میتوان جهت فرمت فایلهای الصاقی به هر بخش محدودیت فرمت ایجاد کرد.

  • امکان ثبت فایل بدون محدودیت حجم یا با محدودیت (بر اساس صلاحدید کارفرما)

    تکنولوژیهای مورد استفاده برای استریمینگ و نگهداری فایلها در IPMP این امکان را میدهد که فایلهای با حجم بسیار بالا امکان انتقال، ذخیره سازی و دریافت از سرور را داشته باشند. با این وجود در صورت عدم تمایل میتوان این میزان را محدود کرد.

  • امکان تعریف سطوح دسترسی برای فایل‌ها

    برای مدارک و فایلها امکان تعیین مستقیم -مستقل از چرخه آیتم مربوطه- سطح دسترسی نقشهای پروژه وجود دارد.

  • جستجو در فایلها و مدارک سیستم

    فارغ از بخشی که مدرک متعلق به آن میباشد، کاربر میتواند در تمامی فایلهای که به آنها دسترسی دارد بر اساس پارامترهای مختلف جستجو کند.

  • ثبت زمان و کاربری که فایل را به سیستم اضافه نموده است
  • ثبت، مدیریت و امکان دریافت تمامی نسخ علاوه بر آخرین نسخه فایل‌ها:

    نسخ فایلها و مدارک با تاریخچه کامل در کنار نسخه اصلی (آخرین نسخه تایید شده) نگهداری میشوند. با این امکان کاربری که امکان دسترسی به این نسخه ها را داشته باشد میتواند تمامی نسخ مدرک را مشاهده و با یکدیگر مقایسه کند.

  • امکان تعریف دسته بندی‌های مختلف برای بایگانی

    بخش اسناد و مدارک به دو شکل قابل استفاده است: یکی به صورت یکپارچه با بخشهای دیگر نرم افزار: برای مثال تمامی امکانات ذکر شده، برای الصاق مدارک به فعالیتها، صورت وضعیتها، پرداختها، قراردادها، مدارک مهندسی، مدارک خرید، مناقصات،فرایندهایی از قبیل تهیه پیشنویس قرارداد درخواست استعلام قیمت و ... وجود دارند. دومین شکل امکان ایجاد دسته بندی مورد نظر برای پروژه است که فایلهای مستقل پروژه مانند صورتجلسات، استانداردهای اخذ شده، مدارک PMBOK ، مدارک پرسنلی، اسناد HSE، ویدئو، عکس و آیتمهای چند رسانه ای کلی پروژه و ... را میتوان در آن مدیریت کرد.

  • امکان یکپارچگی با ماژول مهندسی:

    بعلاوه در صورتی که ماژول عملیاتی مهندسی در IPMP نصب شود، این بخش به صورت مستقیم با بخش مدارک مهندسی به تعامل خواهد پرداخت. در این شرایط علاوه بر امکان مدیریت فرآیند تولید و تایید مدارک مهندسی تفصیلی (Detail) و پایه (Basic) امکان پیوست کردن نسخه های مختلف نقشه ها و مدارک به همراه امکان پایش مستقیم تاریخچه مدرک، فرد/ افراد تولید کننده و ویرایش کننده، فرد/افراد تایید کننده، زمان تمامی رخدادها، زمانبندی مایلستونهای مدرک، محاسبه پیشرفت به صورت اتوماتیک حرکت اتوماتیک مدرک در چرخه تعیین شده بر اساس دیسپلین/کلاس و ... و در نهایت امکان تهیه گزارشات کامل از کل فرایند بوسیله نرم افزار فراهم میگردد. برای اطلاعات بیشتر به بخش ماژول مهندسی مراجعه کنید.

  • یکپارچگی با بخشهای محدوده و زمانبندی  و مدیریت هزینه ها پروژه

    امکان اتچ انواع فایل به فعالیتهای پروژه وجود دارد. این فایلها تحت تاثیر دسترسی های تعریف شده در چرخه فعالیت خواهد بود و در مراحل مختلف فعالیت افراد مختلف ممکن است امکان دسترسی به فایلها و یا امکان افزودن فایل به فعالیت را داشته باشند

    بعلاوه امکان اتچ انواع فایل به صورت وضعیتها، پرداختها و قراردادها نیز وجود دارد. این فایلها هم بر اساس چرخه آیتمهای ذکر شده قابل دسترس خواهند بود.

  • یکپارچگی با بخش مدیریت خرید

    مدیریت فایلهای مربوط به فرآیندهای درخواست خرید کالا/خدمات، درخواست استعلام قیمت، درخواست برگزاری مناقصه، مناقصات درخواست تهیه پیشنویس قرارداد و ابلاغ قرارداد به صورت یکپارچه با این بخش صورت گرفته و کاربر میتواند انواع فایل را به آیتمهای این بخشها الصاق کند.